Einhaltung der Datenaufbewahrungspflicht

Was ist Einhaltung der Datenaufbewahrungspflicht?

Bei der Speicherbeschränkung handelt es sich um ein Ein-Satz-Prinzip mit viel praktischem Urteilsvermögen, und die meisten Organisationen stellen dies bei einer Prüfung fest. Diese Übung versetzt einen Lernenden in die Aktenabteilung eines Versicherers, dessen vierteljährliche Entsorgungsüberprüfung um drei Viertel gesunken ist, wobei fünf markierte Kategorien warten und für jede ein anderes korrektes Ergebnis vorliegt. Bei zwei ist der Zeitraum bereits seit Jahren überschritten, und es wurde nichts aufgezeichnet, was die Aufbewahrung rechtfertigen würde, einschließlich Angebotsanfragen von Personen, die nie Kunden geworden sind und deren Akten noch immer Geburtsdaten und Gesundheitserklärungen enthalten. Eine davon befindet sich innerhalb einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und darf nicht berührt werden. Dies zeigt, dass die Aufbewahrungsfrist niemals Vorrang vor einer Aufbewahrungspflicht hat. Man wird in einen Gruppenstreit verwickelt und benötigt eine Sperre, in der das Verfahren, die genauen erfassten Aufzeichnungen und ein Überprüfungsdatum aufgeführt sind, denn eine Sperre ohne solche Sperre bedeutet eine unbefristete Aufbewahrung unter einem besseren Namen. Das letzte sind fünf Jahre Analysen, die das Unternehmen wirklich benötigt, wobei die Anonymisierung den Trend beibehält und die Aufzeichnungen völlig aus dem Rahmen nimmt. Die Überprüfung endet mit dem Ergebnis, das die meisten Entsorgungsmaßnahmen zunichte macht: Das primäre System ist bereinigt, aber ein Live-Reporting-Warehouse, ein wöchentlicher Export und Backups für zwölf Monate enthalten immer noch dieselben Datensätze, und nur einer dieser drei ist ein akzeptabler Ort für deren Verbleib.

Was Sie lernen in Einhaltung der Datenaufbewahrungspflicht

• Erklären Sie, was das Prinzip der Speicherbeschränkung erfordert und warum eine unbefristete Eintragung das Fehlen einer Frist ist
• Unterscheiden Sie eine vertretbare Aufbewahrungsgrundlage, eine gesetzliche Grundlage, eine Beschränkung oder einen erklärten Bedarf mit einer Zahl von einer Gewohnheit
• Beachten Sie, dass eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht Vorrang vor der Speicherbeschränkung hat und auch einen Löschantrag zunichte macht
• Erweitern Sie eine Prozesssperre auf benannte Verfahren und bestimmte Aufzeichnungen mit einem Überprüfungsdatum, das eine erneute Prüfung erzwingt
• Wenden Sie Löschausnahmen eng an, und zwar auf die tatsächlich benötigten Datensätze und nicht auf die gesamte Beziehung
• Wählen Sie zwischen Löschung und Anonymisierung und erklären Sie, warum es sich bei pseudonymisierten Daten weiterhin um personenbezogene Daten handelt
• Verbreiten Sie eine Löschung auf Live-Downstream-Systemen und dokumentieren Sie die Backup-Position ehrlich
• Notieren Sie für jedes Ergebnis einen Grund, einschließlich der Kategorien, in denen nichts gelöscht wurde

Einhaltung der Datenaufbewahrungspflicht — Trainingsschritte

1. Einführung

   Heute werden Sie eine Entsorgungsprüfung nach dem Grundsatz der Speicherbeschränkung durchführen, der besagt, dass personenbezogene Daten in identifizierbarer Form nicht länger aufbewahrt werden dürfen, als es für den Zweck, für den sie erfasst wurden, erforderlich ist. Das Prinzip ist kurz. Eine Anwendung ist nicht möglich, da jede Kategorie eine andere Antwort erfordert: löschen, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung aufbewahren, für einen Rechtsstreit zurückhalten oder ganz aus dem Geltungsbereich nehmen.

2. Das Prüfungsergebnis

   Alice findet oben in ihrem Posteingang eine Nachricht von Priya Raghunathan, der Datenschutzbeauftragten. Die vierteljährliche Entsorgungsüberprüfung ist um drei Viertel gesunken, und die interne Revision hat dies festgestellt.

3. Öffnen des Aufzeichnungssystems

   Priyas E-Mail führt zum Aktensystem, wo die Entsorgungswarteschlange wartet.

4. Anmelden

   Das Aktensystem speichert den Aufbewahrungsplan, die Entsorgungswarteschlange und das Entsorgungsprotokoll für jede Aktenkategorie bei Kerrowen Insurance.

5. Den Zeitplan lesen

   Bevor sie die Warteschlange berührt, liest Alice den Aufbewahrungsplan. Es ist das Dokument, das über jede Frage entscheidet, die in der Warteschlange gestellt wird. Eine Säule trägt das ganze Gewicht.

6. Was rechtfertigt es, es zu behalten

   Der Zeitplan legt die Regeln fest. Alice prüft, ob sie aus einer Gewohnheit eine echte Rechtfertigung erkennen kann, bevor sie beginnt, sie anzuwenden.

7. Die Entsorgungswarteschlange

   Die Warteschlange listet die fünf markierten Kategorien auf, jede mit ihrem Zeitplaneintrag, wie lange sie gehalten wurde und ob irgendetwas die Entsorgung blockiert.

8. Entsorgen der verfallenen Kontakte

   Alice zeichnet die Entsorgung auf. Das System bittet um eine Bestätigung, da die Aktion unumkehrbar ist und ihr Name durch die Bestätigung im Protokoll eingetragen wird.

9. Die Kategorie, die beibehalten werden muss

   Die nächste Kategorie scheint das gleiche Problem zu sein: Kündigungsakten von Mitarbeitern aus dem Jahr 2021, weit über den Punkt hinaus, an dem sie irgendjemand im Unternehmen verwendet. Es ist überhaupt nicht das gleiche Problem.

10. Verpflichtung oder Präferenz

    Zwei der Kategorien sehen auf den ersten Blick ähnlich aus: Beide sind alt, und bei beiden gibt es jemanden, der dafür plädiert, sie zu behalten. Alice prüft, ob sie erkennen kann, welches Argument tatsächlich zählt.