Schwärzung personenbezogener Daten in Dokumenten

Was ist Schwärzung personenbezogener Daten in Dokumenten?

Die Weitergabe eines Dokuments an eine externe Stelle ist eine Offenlegung, und nach der DSGVO braucht jedes darin enthaltene personenbezogene Datum einen Grund, dort zu stehen. Externe Prüfer wollen bis zum Ende des Tages einen Kundenbericht zum Auftrag. Sie benötigen die Geschäftskennzahlen, nicht die persönlichen Daten der Kundenkontaktperson. Sie öffnen den Bericht im Dokument-Viewer, schwärzen ihre nationale ID-Nummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnanschrift und die Ziffern der Bankkontonummer und führen eine Überprüfung durch, bevor etwas exportiert wird.

Was Sie lernen in Schwärzung personenbezogener Daten in Dokumenten

• Identifizieren Sie die personenbezogenen Daten in einem Geschäftsdokument, einschließlich teilweiser Identifikatoren wie maskierter Kontonummern
• Entscheiden Sie, welche personenbezogenen Daten ein externer Empfänger tatsächlich benötigt, und wenden Sie dabei die Datenminimierung an
• Schwärzen Sie vor der Weitergabe nationale ID-Nummern, Kontaktdaten, Wohnanschriften und Finanzdaten
• Überprüfen Sie vor dem Export eines Dokuments, dass jeder markierte Bereich geschwärzt ist
• Führen Sie Aufzeichnungen darüber, was geschwärzt wurde und warum, um die Rechenschaftspflicht zu stützen

Schwärzung personenbezogener Daten in Dokumenten — Trainingsschritte

1. Einführung

   Heute müssen Sie einen Kundenbericht für einen externen Prüfer vorbereiten – das Dokument enthält jedoch personenbezogene Daten, die zunächst geschwärzt werden müssen.

2. Die Anfrage zur Prüfung

   Alice erhält eine E-Mail vom Leiter des Compliance-Teams. Ein externer Prüfer hat Unterlagen zu einem aktuellen Kundenauftrag angefordert, und der Bericht muss bis zum Ende des Tages weitergegeben werden. Die E-Mail enthält den Kundenbericht als Anhang, den Alice herunterladen und verarbeiten muss.

3. Herunterladen des Berichts

   Alice muss den beigefügten Kundenbericht herunterladen, um ihn zu bearbeiten. Die Datei wird in ihrem Ordner „Downloads“ gespeichert und kann anschließend im Dokument-Viewer geöffnet werden. Michael betont, dass personenbezogene Daten vor der externen Weitergabe geschwärzt werden müssen – dies ist eine Kernanforderung der DSGVO.

4. Öffnen des Dokuments

   Der Bericht befindet sich jetzt in Alices Ordner „Downloads“. Sie muss ihn mit dem Dokument-Viewer öffnen – einem speziellen Tool zum Anzeigen und Schwärzen schutzbedürftiger Dokumente. Der Dokument-Viewer ist für die DSGVO-konforme Dokumentenverarbeitung konzipiert – er protokolliert alle Schwärzungen zu Prüfzwecken und verhindert die versehentliche Offenlegung personenbezogener Daten.

5. Identifizieren schutzbedürftiger Daten

   Der Dokument-Viewer wird geöffnet und der Kundenbericht wird angezeigt. Alice kann mehrere hervorgehobene Bereiche sehen, die personenbezogene Daten enthalten, die geschwärzt werden müssen. Das Dokument enthält diese PII-Typen: nationale Identifikationsnummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnanschrift und teilweise Bankkontoinformationen.

6. Schwärzen der nationalen Identifikationsnummer

   Die ersten sensiblen Daten sind Sarah Chens nationale Identifikationsnummer. Hierbei handelt es sich um hochsensible personenbezogene Daten, die niemals an Dritte weitergegeben werden sollten, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich und rechtlich gerechtfertigt. Alice muss auf den Bereich mit der nationalen Identifikationsnummer klicken, um eine Blackout-Schwärzung anzuwenden, bei der die Daten vollständig ausgeblendet werden. Die Prüfer haben keinen berechtigten Bedarf, diese Informationen einzusehen.

7. Schwärzen der E-Mail-Adresse

   Als nächstes adressiert Alice die E-Mail-Adresse von Sarah Chen. E-Mail-Adressen sind zwar weniger vertraulich als eine nationale Identifikationsnummer, stellen aber dennoch personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO dar und können zur Kontaktaufnahme oder Identifizierung von Personen verwendet werden. Alice klickt auf den E-Mail-Bereich, um ihn zu schwärzen. Die Prüfer müssen sehen, dass die Kontaktmethoden dokumentiert wurden, nicht jedoch die eigentliche E-Mail.

8. Schwärzen der Telefonnummer

   Sarahs Telefonnummer steht im Abschnitt „Kontaktdaten des Kunden“. Telefonnummern sind ebenso wie E-Mail-Adressen personenbezogene Daten, die dazu dienen können, Personen zu identifizieren und direkt zu kontaktieren. Alice klickt auf den Bereich mit der Telefonnummer, um sie zu schwärzen.

9. Schwärzen der Wohnanschrift

   Zu Abrechnungszwecken enthält das Dokument Sarahs Wohnanschrift. Wohnanschriften sind besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten: Sie verraten, wo jemand lebt, und könnten für unerwünschte Kontaktaufnahmen oder Schlimmeres missbraucht werden. Alice klickt auf den Bereich mit der Wohnanschrift, um diese schutzbedürftige Standortangabe zu schwärzen.

10. Schwärzen der Finanzdaten

    Schließlich befasst sich Alice im Feld „Zahlungskonto“ mit der teilweise maskierten Bankkontonummer. Obwohl nur die letzten vier Ziffern angezeigt werden, handelt es sich in Verbindung mit anderen Angaben im Dokument weiterhin um personenbezogene Finanzdaten. Finanzdaten müssen stets sorgfältig geschützt werden – Alice klickt auf den Bereich mit den Bankkontodaten, um die Schwärzung abzuschließen.