Sichere Dokumentenentsorgung

Was ist Sichere Dokumentenentsorgung?

Eine vertrauliche Seite, die in den Büromüll geworfen wurde, wurde nicht entsorgt. Es bleibt lesbar, bis jemand den Mülleimer in einen Müllcontainer entleert, den jeder erreichen kann. In dieser Übung drucken Sie ein eingeschränktes HR-Dokument für eine Besprechung aus, werfen es in den Papierkorb, wenn die Besprechung verschoben wird, und lesen es am nächsten Morgen in einem anonymen Forum erneut. Dann geben Sie der Sicherheit ehrlich Rechenschaft und üben die Entsorgung, die Papier vernichtet: den Aktenvernichter, für Ihre eigenen Ausdrucke und für die, die ein Kollege im Mülleimer hinterlassen hat.

Was Sie lernen in Sichere Dokumentenentsorgung

• Machen Sie sich bewusst, dass es sich bei einem Papierkorb im Büro um einen Aufbewahrungsort und nicht um eine Entsorgungskontrolle handelt und dass sein Inhalt innerhalb weniger Stunden in den unverschlossenen Restmüll gelangt
• Erkennen Sie den Moment, in dem ein gedrucktes vertrauliches Dokument überflüssig wird, und vernichten Sie es dann, anstatt es aufzubewahren oder wegzuwerfen
• Erklären Sie, wie eine weggeworfene Seite ohne Hacking an die Öffentlichkeit gelangt: geleerte Mülleimer, Müllcontainer am Straßenrand und eine Telefonkamera
• Wenden Sie die gleiche Entsorgungsregel auf jede vertrauliche Seite an, die Sie in einem gemeinsamen Papierkorb finden, unabhängig davon, wer sie gedruckt hat, und teilen Sie dem Eigentümer den Grund dafür mit
• Geben Sie der Sicherheit bei der Untersuchung eines Lecks einen klaren und datierten Bericht darüber, wohin jede Papierkopie gegangen ist

Sichere Dokumentenentsorgung — Trainingsschritte

1. Der Beratungsbrief

   Dienstag, 13:15. Ingrid Falk, Personalleiterin, führt um 14:00 Uhr die Restrukturierungsberatung von Foundry Street durch. Die Rechtsabteilung möchte nichts auf einem Bildschirm in diesem Raum sehen, also braucht sie den Auftrag auf Papier.

2. Öffnen Sie den Brief

   Das Briefing lebt im People Hub, dem HR-System. Ingrids E-Mail verlinkt direkt dorthin.

3. Drucken Sie eine Kopie

   Dokument HR-RS-0926, Rev. 1. Acht Namen auf Seite eins, drei weitere auf der Rückseite, jeweils mit einer aktuellen Rolle, einem vorgeschlagenen Enddatum und einer Abfindungsschätzung. Der rote Streifen oben zeigt an, wer es lesen darf.

4. Sammeln Sie es am Drucker ein

   Der gemeinsam genutzte Drucker ist nur wenige Schritte von Ihrem Schreibtisch entfernt. Die Seite erscheint mit der Vorderseite nach oben auf dem Ausgabeflügel und Sie können sie dort lesen: Ines Marlow, Ravi Salter, Petra Vandermeer und so weiter in der Liste.

5. Das Treffen wird verschoben

   13:40. Eine SMS von Ingrid trifft ein, während Sie mit der Kopie wieder an Ihrem Schreibtisch sitzen.

6. Über die Anforderungen hinaus

   Die Kopie ist inzwischen veraltet und eine korrigierte Kopie ist unterwegs. Der Papierkorb befindet sich direkt unter dem Drucker. Das, was der Großteil des Bodens tut, machen Sie mit Papier, das er nicht mehr benötigt. Die Seite wird im Ganzen, mit der Vorderseite nach oben, genau so gedruckt, wie sie aus dem Drucker kam.

7. Ein Anruf von der Kommunikation

   Mittwoch, 08:10. Ihr Telefon klingelt, bevor Sie Ihren Posteingang geöffnet haben. Es ist Dana Whitlock, Leiterin Kommunikation, und sie beginnt nicht mit Smalltalk.

8. Der Sicherheitsdienst möchte Ihr Konto

   Zwei Minuten später kommt die von Dana erwähnte E-Mail von Callum Reid aus dem Sicherheitsbereich.

9. Überzeugen Sie sich selbst

   Du würdest lieber nicht hinsehen. Du siehst aus.

10. Lies den Thread

    Ein anonymes Forum, ein Thread, der um 06:12 Uhr begann, vier Antworten und zweihundert Aufrufe, bevor der Großteil der Anlage eingetroffen ist. Das Foto zeigt ein Blatt Papier, das auf einem Container liegt.