Sichere Dokumentenentsorgung

Was ist Sichere Dokumentenentsorgung?

Eine vertrauliche Seite, die in einem Papierkorb im Büro landet, ist nicht entsorgt. Sie bleibt lesbar, bis jemand den Papierkorb in einen Abfallcontainer leert, in den jede Person greifen kann. In dieser Übung drucken Sie ein vertrauliches HR-Dokument für eine Besprechung, werfen es nach deren Verschiebung in den Papierkorb und sehen am nächsten Morgen ein Foto davon in einem anonymen Forum. Anschließend geben Sie dem Sicherheitsteam eine ehrliche Schilderung und üben die Entsorgung, die Papier zerstört: den Aktenvernichter – für eigene Ausdrucke und für den, den ein Kollege im Papierkorb hinterlassen hat.

Was Sie lernen in Sichere Dokumentenentsorgung

• Erkennen Sie, dass ein Papierkorb im Büro nur eine Zwischenstation und keine sichere Entsorgung ist und sein Inhalt innerhalb weniger Stunden in unverschlossenen Restmüll gelangt
• Erkennen Sie den Moment, in dem ein gedrucktes vertrauliches Dokument überflüssig wird, und schreddern Sie es, statt es aufzubewahren oder in den Papierkorb zu werfen
• Erklären Sie, wie eine weggeworfene Seite ohne Hacking an die Öffentlichkeit gelangt: geleerte Papierkörbe, Abfallcontainer am Straßenrand und eine Handykamera
• Wenden Sie dieselbe Entsorgungsregel auf jede vertrauliche Seite in einem gemeinsam genutzten Papierkorb an, unabhängig davon, wer sie gedruckt hat, und erklären Sie der betreffenden Person den Grund
• Geben Sie dem Sicherheitsteam bei der Untersuchung einer Datenoffenlegung eine klare, datierte Schilderung, wohin jede Papierkopie gelangt ist

Sichere Dokumentenentsorgung — Trainingsschritte

1. Die Unterlagen für die Konsultation

   Dienstag, 13:15 Uhr. Ingrid Falk, die HR-Leiterin, hat um 14:00 Uhr die Konsultation zur Umstrukturierung am Standort Foundry Street. Die Rechtsabteilung will in diesem Raum nichts auf einem Bildschirm sehen; deshalb braucht sie die Unterlagen auf Papier.

2. Unterlagen öffnen

   Die Unterlagen liegen im People Hub, dem HR-System. Ingrids E-Mail verlinkt direkt darauf.

3. Einen Ausdruck drucken

   Dokument HR-RS-0926, Rev 1. Acht Namen auf Seite eins, drei weitere auf der Rückseite, jeweils mit einer derzeitigen Position, einem vorgesehenen Enddatum und einer Abfindungsschätzung. Der rote Streifen oben zeigt an, wer es lesen darf.

4. Ausdruck am Drucker abholen

   Der gemeinsam genutzte Drucker ist nur wenige Schritte von Ihrem Schreibtisch entfernt. Die Seite kommt mit der Vorderseite nach oben in die Ausgabe, und Sie lesen dort: Ines Marlow, Ravi Salter, Petra Vandermeer und weitere Namen auf der Liste.

5. Die Konsultation wird verschoben

   13:40 Uhr. Eine SMS von Ingrid trifft ein, während Sie mit dem Ausdruck wieder an Ihrem Schreibtisch sitzen.

6. Nicht mehr benötigt

   Der Ausdruck ist jetzt veraltet, und eine korrigierte Fassung ist unterwegs. Direkt unter dem Drucker steht der Papierkorb. Sie tun mit dem Papier, das Sie nicht mehr brauchen, was die meisten auf dieser Etage tun. Die Seite landet unzerkleinert und mit der Vorderseite nach oben im Papierkorb, genau wie sie aus dem Drucker kam.

7. Die Abendrunde

   Dienstag, 19:00 Uhr. Sie sind um halb sechs nach Hause gegangen. Im zweiten Stock ist nur noch die Reinigungskraft von Merrowgate Cleaning unterwegs, dem Dienstleister, der jeden Abend alle Papierkörbe auf der Etage leert. Mit ihrem Putzwagen steuert sie die Druckerecke an.

8. In den Putzwagen

   Die Reinigungskraft leert diesen Papierkorb wie jeden anderen auf der Etage: direkt in den Müllsack an ihrem Wagen, ohne einen Blick auf den Inhalt. Ihre Seite landet unzerkleinert und mit der Vorderseite nach oben ganz obenauf. Wer diesen Wagen schiebt, hat jetzt Ihre Unterlagen zur Umstrukturierung dabei. Als sie sich umdreht, verrät ihr Ausweis, wer das ist.

9. Hinaus zum Tor

   Die Reinigungskraft schiebt den Putzwagen hinaus. Alle Müllsäcke aus dem zweiten Stock nehmen jeden Abend denselben Weg: hinunter zum Restmüllcontainer am Tor zur Foundry Street, der unverschlossen auf der Straßenseite steht.

10. Ein Anruf aus der Kommunikationsabteilung

    Mittwoch, 08:10 Uhr. Ihr Telefon klingelt, bevor Sie Ihren Posteingang geöffnet haben. Es ist Dana Whitlock, Leiterin der Kommunikationsabteilung, und sie beginnt ohne Smalltalk.