Unbeaufsichtigte Ausdrucke

Was ist Unbeaufsichtigte Ausdrucke?

Ein Dokument am gemeinsam genutzten Drucker liegt im Ausgabefach, bis es jemand abholt. Das können auch andere sein. In dieser Übung drucken Sie eine vertrauliche Vergütungsübersicht, gehen zu einer Besprechung und beobachten, wie eine Kollegin es findet und liest, bevor Sie zurück sind. Sie melden den Vorfall. Anschließend drucken Sie ein weiteres vertrauliches Dokument mit Secure Print: Der Auftrag bleibt auf dem Server, bis Sie ihn am Gerät mit Ihrer PIN freigeben.

Was Sie lernen in Unbeaufsichtigte Ausdrucke

• Erkennen Sie, dass ein gemeinsames Ausgabefach für alle zugänglich ist: Vorbeikommende Kollegen können Ihr Dokument lesen, beiseiteschieben oder fotografieren
• Erkennen Sie, welche Druckaufträge bis zur Freigabe am Gerät zurückgehalten werden müssen, statt sofort im gemeinsamen Ausgabefach zu landen
• Konfigurieren Sie Secure Print so, dass ein Auftrag auf dem Druckserver verbleibt, bis Sie sich am Drucker anmelden
• Geben Sie einen zurückgehaltenen Auftrag mit Ihrer Druck-PIN frei und nehmen Sie alle Seiten mit, bevor Sie weggehen
• Melden Sie einen offen liegenden Ausdruck umgehend und geben Sie an, wann er gedruckt wurde und wer ihn gesehen haben könnte

Unbeaufsichtigte Ausdrucke — Trainingsschritte

1. Montag, 8:47 Uhr

   Die vierteljährliche Besprechung der Partner beginnt um 9:00 Uhr in einem Raum den Flur entlang. Sie sitzen mit einem Kaffee an Ihrem Schreibtisch im Großraumbüro und gehen die Vorbereitungen durch. Der gemeinsam genutzte Multifunktionsdrucker steht wenige Schritte entfernt auf einem Sideboard. Dort holen alle auf der Etage ihre Ausdrucke ab.

2. Eine Druckanfrage

   Eine E-Mail von Diane Okafor, der geschäftsführenden Gesellschafterin, landet in Ihrem Posteingang. Sie braucht die Vergütungsübersicht für die Besprechung um 9:00 Uhr ausgedruckt.

3. Öffnen des Dokuments

   Sie klicken auf den Link in Dianes E-Mail. Im People-Portal öffnet sich die Partnervergütungsübersicht. Sie nennt für jeden Partner die regelmäßige Vorabentnahme, den Anteil am Bonuspool und die Anpassung für das nächste Jahr.

4. Senden an den Drucker

   Alles sieht richtig aus. Sie klicken auf „Drucken“. Der Druckdialog zeigt die üblichen Einstellungen: den gemeinsam genutzten Etagendrucker, eine Kopie und „Normaler Druck“. Wie schon hundertmal zuvor bestätigen Sie, ohne noch einmal hinzusehen.

5. Die Seite landet im Fach

   Der Drucker läuft an und die Vergütungsübersicht landet mit der bedruckten Seite nach oben im Ausgabefach, aus dem alle auf der Etage ihre Ausdrucke holen.

6. Pünktlich 9:00 Uhr

   Diane kommt mit ihren Notizen unter dem Arm an Ihren Schreibtisch. Die Besprechung beginnt.

7. In die Besprechung

   Sie nehmen Ihren Laptop und folgen Diane den Flur entlang. Die Vergütungsübersicht bleibt, wo sie ist, mit der Schrift nach oben im Ausgabefach. Sie holen sie nach der Besprechung ab, sagen Sie sich.

8. Währenddessen am Drucker

   Zurück auf der Etage liegt die Übersicht seit einer Stunde mit der Schrift nach oben im Ausgabefach, während Leute für ihre eigenen Aufgaben kommen und gehen. Priya Raman, eine Analystin von der anderen Seite der Etage, kommt herüber, um ihre Spesenabrechnung abzuholen.

9. Wem gehört das?

   Ihr Blatt liegt oben auf ihrem. Priya nimmt es in die Hand, um zu sehen, wem es gehört, und das Erste, was sie vor sich hat, ist eine Liste von Partnernamen mit je einer Vergütungsangabe daneben.

10. Umgedreht

    Priya legt das Blatt mit der Schrift nach unten ins Fach und geht zurück an ihren Schreibtisch. Das verbirgt es vor dem, der als Nächstes kommt, kann aber nicht rückgängig machen, was die Personen vor ihr schon gesehen haben.