Conformité à la conservation des données

Qu'est-ce que Conformité à la conservation des données?

La limitation du stockage est une phrase avec une longue traîne de jugement. L'examen trimestriel de l'élimination a pris du retard de trois quarts et cinq catégories signalées attendent avec une réponse différente pour chacune. Deux années de retard ne justifient pas ce retard. L'un d'entre eux se trouve dans le délai de conservation légal et ne doit pas être touché. L’un d’entre eux est en attente d’un litige, nécessitant une procédure nommée, des dossiers exacts et une date de révision. Le dernier concerne l’analyse dont l’entreprise a besoin, où l’anonymisation la met hors de portée. Vous retrouvez ensuite les exports, entrepôts et sauvegardes manqués par la purge.

Ce que vous apprendrez dans Conformité à la conservation des données

• Préciser ce qu'exige le principe de limitation de conservation et pourquoi une entrée pour une durée indéterminée est l'absence de période
• Distinguer une base de conservation défendable, légale, une limitation ou un besoin affirmé avec un chiffre, d'une habitude
• Reconnaître qu'une obligation légale de conservation outrepasse la limitation de stockage et fera également échouer une demande d'effacement
• Étendez la suspension d'un litige à des procédures nommées et à des dossiers spécifiques, avec une date de révision qui oblige à un réexamen
• Appliquer les exceptions d'effacement de manière étroite, aux enregistrements réellement nécessaires plutôt qu'à l'ensemble de la relation
• Choisissez entre la suppression et l'anonymisation et expliquez pourquoi les données pseudonymisées restent des données personnelles.
• Propager une suppression sur les systèmes en aval et documenter honnêtement la position de sauvegarde
• Enregistrez une raison pour chaque résultat, y compris les catégories pour lesquelles rien n'a été supprimé

Conformité à la conservation des données — Étapes de la formation

1. Présentation

   Aujourd'hui, vous allez procéder à un examen de suppression selon le principe de limitation de la conservation, selon lequel les données personnelles ne doivent pas être conservées sous une forme identifiable plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Le principe est court. L’appliquer ne l’est pas, car chaque catégorie nécessite une réponse différente : supprimer, conserver en vertu d’une obligation légale, conserver en cas de litige ou le retirer complètement du champ d’application.

2. Les conclusions de l'audit

   Alice trouve un message de Priya Raghunathan, la déléguée à la protection des données, en haut de sa boîte de réception. L'examen trimestriel de la cession a glissé des trois quarts, et l'audit interne l'a remarqué.

3. Ouverture du système d'enregistrement

   L'e-mail de Priya renvoie au système d'enregistrement, où attend la file d'attente d'élimination.

4. Connexion

   Le système d'enregistrement contient le calendrier de conservation, la file d'attente d'élimination et le journal d'élimination pour chaque catégorie d'enregistrement chez Kerrowen Insurance.

5. Lire l'horaire

   Avant de toucher à la file d'attente, Alice lit le calendrier de rétention. C'est le document qui décide de chaque question posée par la file d'attente. Une colonne porte tout le poids.

6. Qu'est-ce qui justifie de le conserver

   Le calendrier fixe les règles. Alice vérifie qu'elle peut distinguer une réelle justification d'une habitude avant de commencer à les appliquer.

7. La file d'attente d'élimination

   La file d'attente répertorie les cinq catégories signalées, chacune avec son entrée de calendrier, la durée de sa conservation et si quelque chose bloque son élimination.

8. Élimination des contacts périmés

   Alice enregistre la disposition. Le système demande une confirmation, car l'action est irréversible et c'est la confirmation qui associe son nom dans le journal.

9. La catégorie à conserver

   La catégorie suivante ressemble au même problème : les dossiers de licenciement d’employés datant de 2021, bien au-delà du point où n’importe qui dans l’entreprise les utilise. Ce n'est pas du tout le même problème.

10. Obligation ou préférence

    Deux des catégories se ressemblent superficiellement : les deux sont anciennes et toutes deux ont quelqu'un qui plaide pour les conserver. Alice vérifie qu'elle peut déterminer quel argument compte réellement.