Rédaction de documents PII

Qu'est-ce que Rédaction de documents PII?

Partager un document avec une partie externe est une divulgation, et en vertu du RGPD, chaque élément de données personnelles qu'il contient doit avoir une raison d'être présent. Les auditeurs externes souhaitent un rapport d'engagement client d'ici la fin de la journée. Ils ont besoin des indicateurs commerciaux, et non des informations personnelles du contact client. Vous ouvrez le rapport dans une visionneuse de documents, expurgez son numéro d'identification nationale, son e-mail, son numéro de téléphone, son adresse personnelle et ses chiffres de compte bancaire, et effectuez une vérification avant que quoi que ce soit ne soit exporté.

Ce que vous apprendrez dans Rédaction de documents PII

• Identifier les données personnelles dans un document commercial, y compris les identifiants partiels tels que les numéros de compte masqués
• Décidez de quelles données personnelles un destinataire externe a réellement besoin, en appliquant la minimisation des données
• Rédigez les numéros d'identification nationaux, les coordonnées, les adresses personnelles et les données financières avant de les partager
• Vérifiez que chaque région signalée est expurgée avant qu'un document ne soit exporté
• Gardez une trace de ce qui a été expurgé et pourquoi, pour soutenir la responsabilité

Rédaction de documents PII — Étapes de la formation

1. Présentation

   Aujourd'hui, vous devez préparer un rapport client pour un auditeur externe, mais le document contient des informations personnelles qui doivent d'abord être rédigées.

2. La demande d'audit

   Alice reçoit un e-mail du responsable de l'équipe de conformité. Un auditeur externe a demandé des documents relatifs à un récent engagement client, et le rapport doit être partagé d'ici la fin de la journée. L'e-mail inclut le rapport client en pièce jointe qu'Alice doit télécharger et traiter.

3. Téléchargement du rapport

   Alice doit télécharger le rapport client ci-joint pour le traiter. Le fichier apparaîtra dans son dossier Téléchargements, prêt à être ouvert dans l'application Document Viewer. Michael souligne que les informations personnelles doivent être rédigées avant le partage externe – il s'agit d'une exigence fondamentale du RGPD.

4. Ouverture du document

   Le rapport se trouve maintenant dans le dossier Téléchargements d'Alice. Elle doit l'ouvrir à l'aide de Document Viewer, un outil spécialisé pour visualiser et rédiger des documents sensibles. Le Document Viewer est conçu pour le traitement des documents conformément au RGPD : il suit toutes les suppressions à des fins d'audit et empêche la divulgation accidentelle des informations personnelles.

5. Identification des données sensibles

   La visionneuse de documents s'ouvre avec le rapport client affiché. Alice peut voir plusieurs régions en surbrillance contenant des données personnelles nécessitant une suppression. Le document contient ces types de PII : numéro d'identification national, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse physique et informations partielles sur le compte bancaire.

6. Rédaction du numéro d'identification national

   La première donnée sensible est le numéro d'identification national de Sarah Chen. Il s'agit de données personnelles très sensibles qui ne doivent jamais être partagées avec des tiers, sauf en cas d'absolue nécessité et de justification légale. Alice doit cliquer sur la région d'identification nationale pour appliquer une suppression occultante, masquant complètement les données. Les auditeurs n’ont aucun besoin légitime de consulter ces informations.

7. Rédaction de l'adresse e-mail

   Ensuite, Alice répond à l'adresse e-mail de Sarah Chen. Bien que moins sensibles qu'une pièce d'identité nationale, les adresses e-mail restent des données personnelles au sens du RGPD et peuvent être utilisées pour contacter ou identifier des individus. Alice clique sur la région de courrier électronique pour la rédiger. Les auditeurs doivent s'assurer que les méthodes de contact ont été documentées, mais pas l'e-mail lui-même.

8. Rédaction du numéro de téléphone

   Le numéro de téléphone de Sarah apparaît dans la section des coordonnées. Tout comme les adresses e-mail, les numéros de téléphone sont des données personnelles qui peuvent être utilisées pour identifier et contacter directement des individus. Alice clique sur la région du numéro de téléphone pour la supprimer.

9. Rédaction de l'adresse physique

   Le document inclut l'adresse du domicile de Sarah à des fins de facturation. Les adresses physiques sont des informations personnelles importantes : elles révèlent où vit une personne et pourraient être utilisées pour des contacts indésirables ou pire. Alice clique sur la région d'adresse pour supprimer ces informations de localisation sensibles.

10. Rédaction de données financières

    Enfin, Alice indique le numéro de compte bancaire partiel dans la section Détails du paiement. Même si seuls les quatre derniers chiffres sont affichés, ils sont toujours considérés comme des informations personnelles financières lorsqu'ils sont combinés avec d'autres informations contenues dans le document. Les données financières nécessitent toujours une protection minutieuse - Alice clique sur la région du compte bancaire pour terminer le processus de rédaction.