Élimination sécurisée des documents

Qu'est-ce que Élimination sécurisée des documents?

Une page confidentielle déposée dans une poubelle de bureau n'a pas été éliminée. Il reste lisible jusqu'à ce que quelqu'un vide la poubelle dans une benne accessible à tous. Dans cet exercice, vous imprimez un document RH à diffusion restreinte pour une réunion, vous le rangez lorsque la réunion est déplacée et vous le relisez le lendemain matin sur un forum anonyme. Vous rendez alors honnêtement compte à la sécurité et pratiquez l'élimination qui détruit le papier : la déchiqueteuse, pour vos propres impressions et pour celle qu'un collègue a laissée à la poubelle.

Ce que vous apprendrez dans Élimination sécurisée des documents

• Reconnaître qu'une corbeille à papier de bureau est un point de retenue, et non un contrôle d'élimination, et que son contenu atteint les ordures générales non verrouillées en quelques heures.
• Identifiez le moment où un document confidentiel imprimé devient excédentaire et déchiquetez-le ensuite, plutôt que de le conserver ou de le mettre dans un bac.
• Expliquez comment une page supprimée parvient au public sans aucun piratage : poubelles vidées, bennes en bordure de rue et caméra de téléphone
• Appliquez la même règle d'élimination à toute page confidentielle que vous trouvez dans une corbeille partagée, quel que soit celui qui l'a imprimée, et dites au propriétaire pourquoi
• Donnez à la sécurité un compte rendu clair et daté de la destination de chaque copie papier lors d'une enquête sur une fuite.

Élimination sécurisée des documents — Étapes de la formation

1. Le dossier de la consultation

   Mardi, 13h15. Ingrid Falk, la directrice des ressources humaines, a la consultation sur la restructuration de Foundry Street à 14h00. L'avocate ne veut rien voir sur un écran dans cette pièce, elle a donc besoin du dossier sur papier.

2. Ouvrir le brief

   Le brief se trouve dans le People Hub, le système RH. L'e-mail d'Ingrid y renvoie directement.

3. Imprimer une copie

   Document HR-RS-0926, Rév. 1. Huit noms à la première page, trois autres au verso, chacun avec un rôle actuel, une date de fin proposée et une estimation de l'indemnité de départ. La bande rouge en haut indique qui peut le lire.

4. Récupérez-le chez l'imprimeur

   L'imprimante partagée se trouve à quelques pas de votre bureau. La page apparaît face visible sur l'aile de sortie et vous la lisez là : Ines Marlow, Ravi Salter, Petra Vandermeer, et ainsi de suite dans la liste.

5. La réunion bouge

   13h40. Un texte d'Ingrid arrive alors que vous êtes de retour à votre bureau avec la copie.

6. Excédent par rapport aux besoins

   La copie est désormais obsolète et une copie corrigée est en cours. La corbeille à papier se trouve juste sous l'imprimante. Vous faites ce que fait la majeure partie du sol avec du papier dont il n’a plus besoin. La page est entière, face vers le haut, exactement telle qu'elle est sortie de l'imprimante.

7. La tournée du soir

   Mardi, 19h00. Vous avez quitté le bureau à 17h30. L'étage 2 est vide, à part l'agente d'entretien du soir de Merrowgate Cleaning, le prestataire qui vide chaque poubelle de l'étage tous les soirs. Son chariot se dirige vers le coin imprimante.

8. Dans le chariot

   Elle vide cette poubelle comme toutes les poubelles de l'étage : directement dans le sac de son chariot, sans un regard pour ce qu'elle contient. Votre page y tombe entière, face visible, sur le dessus. Votre dossier de restructuration voyage désormais avec la personne qui pousse ce chariot. Elle se retourne, et son badge dit de qui il s'agit.

9. Direction le portail

   Elle sort le chariot. Chaque soir, tous les sacs de l'étage 2 prennent le même chemin : jusqu'à la benne à déchets généraux près du portail de Foundry Street, qui se trouve côté rue et n'est pas fermée à clé.

10. Un appel des Communications

    Mercredi, 08h10. Votre téléphone sonne avant que vous ayez ouvert votre boîte de réception. Il s'agit de Dana Whitlock, responsable des communications, et elle ne commence pas par de bavardages.