Failles d'enregistrement des visiteurs

Qu'est-ce que Failles d'enregistrement des visiteurs?

Un registre des visiteurs est la trace de qui était dans le bâtiment et de qui s'en est porté garant, et un visiteur non inscrit à la porte est le moment où cette trace se crée ou disparaît sans bruit. Ici, vous tenez l'accueil une demi-heure et répondez vous-même à l'interphone. Vous apprenez à lire le registre avant d'ouvrir, à vérifier l'histoire auprès de l'hôte cité plutôt que du visiteur, à l'enregistrer, à imprimer le badge et à l'accompagner.

Ce que vous apprendrez dans Failles d'enregistrement des visiteurs

• Consulter le registre des visiteurs avant d'ouvrir une porte, pour que le récit du visiteur ne soit pas la seule preuve disponible
• Confirmer un visiteur non inscrit auprès de l'hôte qu'il cite, et non auprès du visiteur lui-même
• Créer l'enregistrement avant l'ouverture de la porte, pour que la trace indique qui s'est porté garant du visiteur
• Remettre le badge et traiter la mention Accompagnement requis comme une consigne et non comme une décoration
• Signaler un incident évité pour que les hôtes qui prennent une invitation d'agenda pour une inscription l'apprennent avant la prochaine visite

Failles d'enregistrement des visiteurs — Étapes de la formation

1. Tenir l'accueil

   Mardi matin, bâtiment A de Marrowfield Logistics. Alice tient l'accueil pendant une demi-heure, le temps que l'équipe fasse sa passation hebdomadaire à l'étage. L'avis circule dans l'étage chaque fois que l'accueil reste sans personne.

2. L'interphone

   À 10:08, l'interphone d'entrée à côté du comptoir se met à sonner. La caméra de la porte côté rue montre un homme en veste, bien en face de l'objectif, qui attend. Il ne porte pas de badge, et personne d'autre n'est à l'accueil pour répondre.

3. Répondre

   Il ne se cache pas de la caméra et il n'est pas pressé. Il ressemble à tous les consultants qui sont un jour arrivés cinq minutes en avance.

4. Un rendez-vous à dix heures

   Il donne son nom sans qu'on le lui demande.

5. Le registre du jour

   Avant d'ouvrir la porte, une chose sur le comptoir mérite d'être lue : le registre que l'équipe d'accueil tient dans Foyerline. Il contient toutes les personnes qu'un hôte a inscrites pour aujourd'hui.

6. Que répondez-vous ?

   Il est poli, il est en avance et il a une heure de rendez-vous. Il ne figure pas non plus sur le registre, et la personne qui réglerait normalement cela est à l'étage en passation. La question n'est pas de savoir s'il faut le croire. C'est de savoir si quelque chose d'autre que lui indique qu'il est attendu.

7. Il la nomme

   Un vrai visiteur sait exactement qui il vient voir et répond sans y réfléchir.

8. Demander à Sarah

   Un nom n'est pas une vérification. Quiconque a lu le site de l'entreprise peut citer quelqu'un du marketing. La vérification, c'est de lui demander à elle.

9. Ce que vous lui avez demandé

   Deux lignes en message direct, et à elles deux elles portent toute la vérification.

10. Elle l'attend

    Sarah répond avant qu'il ait fini d'attendre.