Conformità alla conservazione dei dati

Cos’è Conformità alla conservazione dei dati?

La limitazione dello spazio di archiviazione è un principio composto da una sola frase con una lunga coda di giudizi pratici e la maggior parte delle organizzazioni lo scopre durante un audit. Questo esercizio colloca lo studente nell'archivio di un assicuratore la cui revisione trimestrale delle dismissioni è slittata di tre quarti, con cinque categorie contrassegnate in attesa e un risultato corretto diverso per ciascuna. Sono passati due anni dal loro periodo e non è stato registrato nulla che giustifichi il loro mantenimento, comprese richieste di preventivi da parte di persone che non sono mai diventate clienti e i cui file contengono ancora date di nascita e dichiarazioni sanitarie. Uno è all'interno di un periodo di conservazione legale e non deve essere toccato, il che dimostra che i limiti di conservazione non prevalgono mai sull'obbligo di conservazione. Uno è coinvolto in un contenzioso di gruppo e ha bisogno di una sospensione che nomini il procedimento, i documenti esatti coperti e una data di revisione, perché una sospensione senza una conservazione è una conservazione a tempo indeterminato sotto un nome migliore. L’ultimo sono cinque anni di analisi di cui l’azienda ha realmente bisogno, in cui l’anonimizzazione mantiene la tendenza ed elimina completamente i record dall’ambito. La revisione si conclude con una constatazione che annulla la maggior parte degli esercizi di smaltimento: il sistema primario viene ripulito, ma un magazzino di reporting attivo, un’esportazione settimanale e dodici mesi di backup conservano ancora gli stessi record, e solo uno di questi tre è un luogo accettabile in cui rimanere.

Cosa imparerai in Conformità alla conservazione dei dati

• Indicare cosa richiede il principio di limitazione della conservazione e perché un'iscrizione a tempo indeterminato è l'assenza di un periodo
• Distinguere una base di ritenzione difendibile, legale, di limitazione o un'esigenza dichiarata con un numero, da un'abitudine
• Riconoscere che un obbligo legale di conservazione prevale sulla limitazione di archiviazione e annullerà anche una richiesta di cancellazione
• L'ambito di una controversia legale è limitato a procedimenti nominati e documenti specifici, con una data di revisione che impone una riconsiderazione
• Applicare le eccezioni di cancellazione in modo restrittivo, ai record effettivamente necessari piuttosto che all'intera relazione
• Scegli tra la cancellazione e l'anonimizzazione e spiega perché i dati pseudonimizzati sono ancora dati personali
• Propagare un'eliminazione ai sistemi downstream attivi e documentare onestamente la posizione di backup
• Registra un motivo per ogni risultato, comprese le categorie in cui non è stato eliminato nulla

Conformità alla conservazione dei dati — Fasi della formazione

1. Introduzione

   Oggi eseguirete una revisione dello smaltimento in base al principio di limitazione della conservazione, secondo il quale i dati personali devono essere conservati in forma identificabile non più del necessario per lo scopo per cui sono stati raccolti. Il principio è breve. Applicarlo non lo è, perché ogni categoria necessita di una risposta diversa: eliminare, conservare per obbligo legale, conservare per contenzioso o eliminarlo del tutto dall'ambito.

2. Il risultato dell'audit

   Alice trova un messaggio di Priya Raghunathan, la responsabile della protezione dei dati, in cima alla sua casella di posta. La revisione trimestrale delle dismissioni è slittata di tre quarti e l'audit interno se ne è accorto.

3. Apertura del sistema di registrazione

   L'e-mail di Priya si collega al sistema di registrazione, dove è in attesa la coda di smaltimento.

4. Accesso

   Il sistema di record contiene il programma di conservazione, la coda di smaltimento e il registro di smaltimento per ogni categoria di record presso Kerrowen Insurance.

5. Leggendo il programma

   Prima di toccare la coda, Alice legge il programma di conservazione. È il documento che decide ogni domanda posta dalla coda. Una colonna porta tutto il peso.

6. Ciò che giustifica mantenerlo

   Il programma stabilisce le regole. Alice verifica di poter distinguere una giustificazione reale da un'abitudine prima di iniziare ad applicarle.

7. La coda di smaltimento

   La coda elenca le cinque categorie contrassegnate, ciascuna con la relativa voce di pianificazione, per quanto tempo è stata trattenuta e se qualcosa blocca l'eliminazione.

8. Smaltimento dei contatti scaduti

   Alice registra lo smaltimento. Il sistema chiede conferma, perché l'azione è irreversibile e la conferma è ciò che inserisce il suo nome nel log.

9. La categoria da mantenere

   La categoria successiva presenta lo stesso problema: file di licenziamento dei dipendenti dal 2021, ben oltre il punto in cui chiunque nell'azienda li utilizza. Non è affatto lo stesso problema.

10. Obbligo o preferenza

    Due delle categorie si somigliano superficialmente: entrambe sono vecchie ed entrambe hanno qualcuno che discute per mantenerle. Alice controlla di poter dire quale argomento conta effettivamente.