Raccolta dei dati dei dipendenti

Cos’è Raccolta dei dati dei dipendenti?

È nelle richieste interne che la raccolta eccessiva accade davvero, perché nessuno nella catena considera un modulo per il personale un trattamento di dati. Un manager chiede un piccolo favore, un coordinatore lo inoltra, e a diverse centinaia di colleghi vengono chiesti codici fiscali, compleanni familiari e condizioni di salute prima che qualcuno abbia messo per iscritto a che cosa servano i dati. Questo esercizio ripercorre quella mattinata per intero: il modulo va a ogni profilo della piattaforma HR, compresi quelli archiviati, con una nota che lo definisce obbligatorio. Entro l'ora di pranzo la Data Protection Officer è intervenuta, undici persone che hanno lasciato l'azienda mesi fa hanno inviato dati sensibili, un collaboratore esterno ha presentato una richiesta di accesso ex articolo 15 a cui nessuno sa rispondere, e l'autorità di controllo ha scritto. La seconda metà ripete la stessa richiesta, fatta bene. Una domanda alla manager produce la finalità che era rimasta solo nella sua testa. Sei campi vengono misurati rispetto a quella finalità finché uno resta obbligatorio, uno facoltativo dietro un proprio consenso esplicito, e quattro vengono eliminati del tutto. La bozza del testo va alla DPO prima dell'invio anziché dopo, e la versione corretta viene confrontata con l'originale riga per riga: volontarietà invece di pressione, una finalità ristretta, due basi giuridiche separate, un periodo di conservazione, destinatari indicati, e i diritti e i recapiti che rispondono a una richiesta di accesso prima che qualcuno debba farla. La comunicazione va poi solo alle persone a cui si applica.

Cosa imparerai in Raccolta dei dati dei dipendenti

• Stabilire e mettere per iscritto la finalità di una raccolta prima di richiedere qualsiasi dato, e chiedere quando la finalità esiste solo nella testa di qualcuno
• Applicare la minimizzazione dei dati ai sensi dell'articolo 5(1)(c) verificando ogni campo rispetto alla finalità dichiarata anziché rispetto all'utilità
• Riconoscere che contrassegnare come facoltativo un campo non necessario non soddisfa la minimizzazione, ed eliminarlo invece
• Identificare le informazioni alimentari, religiose e sanitarie come dati di categoria particolare ai sensi dell'articolo 9 e raccoglierle dietro un consenso esplicito separato
• Spiegare perché formule come «obbligatorio» o «urgente» invalidano il consenso in un rapporto di lavoro, dove lo squilibrio di potere è già di per sé un rischio
• Elencare le informazioni dell'articolo 13 che un'informativa di raccolta deve contenere: finalità, base giuridica, periodo di conservazione, destinatari, diritti e contatti del DPO
• Coinvolgere l'ufficio legale e la Data Protection Officer mentre una comunicazione è ancora una bozza anziché dopo che è stata inviata
• Definire deliberatamente il pubblico interno e riconoscere che gli ex dipendenti non dovrebbero ricevere affatto le comunicazioni al personale

Raccolta dei dati dei dipendenti — Fasi della formazione

1. Un favore per Dagny

   Lunedì, nove e venti. Dagny Sorheim, che guida People Operations ed è in riunioni una dietro l'altra dalle otto, ti manda un modulo e ti chiede di diffonderlo a tutti oggi. È un lavoro da due minuti. Preferisci sbrigarlo adesso piuttosto che lasciarlo in posta mentre lavori alle cose che avevi davvero pianificato per la giornata.

2. L'allegato

   Il modulo arriva da Dagny, quindi non c'è motivo di dubitarne. Scaricalo e mettilo in circolo.

3. Un'occhiata veloce

   Gli dai l'occhiata che dai a qualsiasi cosa inoltrata da un manager: è il documento giusto, ha un titolo, c'è qualcosa di palesemente rotto.

4. Parecchi campi

   È più lungo di quanto ti aspettassi. Non c'è nulla di propriamente sbagliato, sono solo tante caselle per qualcosa descritto come un piccolo favore.

5. Verso la piattaforma

   Sono tante domande, ma le ha chieste Dagny e Dagny presumibilmente sa perché. Hai altre quattro cose in attesa. La sua email rimanda direttamente ad Almvik People, la piattaforma che invia qualsiasi comunicazione a tutta l'azienda.

6. Accesso

   Almvik People conserva un profilo per chiunque l'azienda abbia mai pagato, ed è l'unico strumento capace di raggiungerli tutti in una volta.

7. Tutti vuol dire proprio tutti

   Dagny ha detto tutti. La piattaforma divide i profili in gruppi, e sceglierli uno a uno è esattamente il genere di armeggio che trasforma un lavoro da due minuti in venti. C'è un pulsante che li prende tutti insieme.

8. Allegare il modulo

   La comunicazione ha i suoi destinatari. Le manca ancora la cosa che stai davvero chiedendo di compilare. Almvik People non invia una comunicazione senza nulla dentro, quindi il modulo va allegato prima di tutto il resto.

9. Inviato

   Resta una cosa: la nota che accompagna il modulo. Le comunicazioni interne vengono ignorate, e tu hai una scadenza al venerdì, quindi la fai suonare importante. Poi la invii e torni alla tua mattinata.

10. Squilla il telefono

    Sei a metà del pacchetto di onboarding per i nuovi assunti della settimana prossima quando squilla il telefono. È Ines Kovar, la Data Protection Officer, e non ti ha mai chiamata prima.