Raccolta dei dati dei dipendenti

Cos’è Raccolta dei dati dei dipendenti?

La raccolta eccessiva avviene internamente, perché nessuno pensa a un modulo di staff come a un'elaborazione di dati. Un favore veloce per un manager chiede a centinaia di colleghi codici fiscali, compleanni di famiglia e condizioni di salute prima che qualcuno trascriva la causale, e arriva anche ai profili archiviati. All'ora di pranzo è intervenuto il responsabile della protezione dei dati, gli ex dipendenti hanno inviato dati sensibili e l'autorità di controllo ha scritto. Quindi riesegui correttamente la richiesta: stabilisci lo scopo, verifica sei campi rispetto ad esso, dividi le basi legali e invia un'e-mail solo alle persone a cui si rivolge.

Cosa imparerai in Raccolta dei dati dei dipendenti

• Stabilire e mettere per iscritto la finalità di una raccolta prima di richiedere qualsiasi dato, e chiedere quando la finalità esiste solo nella testa di qualcuno
• Applicare la minimizzazione dei dati ai sensi dell'articolo 5(1)(c) verificando ogni campo rispetto alla finalità dichiarata anziché rispetto all'utilità
• Riconoscere che contrassegnare come facoltativo un campo non necessario non soddisfa la minimizzazione, ed eliminarlo invece
• Identificare le informazioni alimentari, religiose e sanitarie come dati di categoria particolare ai sensi dell'articolo 9 e raccoglierle dietro un consenso esplicito separato
• Spiegare perché formule come «obbligatorio» o «urgente» invalidano il consenso in un rapporto di lavoro, dove lo squilibrio di potere è già di per sé un rischio
• Elencare le informazioni dell'articolo 13 che un'informativa di raccolta deve contenere: finalità, base giuridica, periodo di conservazione, destinatari, diritti e contatti del DPO
• Coinvolgere l'ufficio legale e la Data Protection Officer mentre una comunicazione è ancora una bozza anziché dopo che è stata inviata
• Definire deliberatamente il pubblico interno e riconoscere che gli ex dipendenti non dovrebbero ricevere affatto le comunicazioni al personale

Raccolta dei dati dei dipendenti — Fasi della formazione

1. Un favore per Dagny

   Lunedì, nove e venti. Dagny Sorheim, che guida People Operations ed è in riunioni una dietro l'altra dalle otto, ti manda un modulo e ti chiede di diffonderlo a tutti oggi. È un lavoro da due minuti. Preferisci sbrigarlo adesso piuttosto che lasciarlo in posta mentre lavori alle cose che avevi davvero pianificato per la giornata.

2. L'allegato

   Il modulo arriva da Dagny, quindi non c'è motivo di dubitarne. Scaricalo e mettilo in circolo.

3. Un'occhiata veloce

   Gli dai l'occhiata che dai a qualsiasi cosa inoltrata da un manager: è il documento giusto, ha un titolo, c'è qualcosa di palesemente rotto.

4. Parecchi campi

   È più lungo di quanto ti aspettassi. Non c'è nulla di propriamente sbagliato, sono solo tante caselle per qualcosa descritto come un piccolo favore.

5. Verso la piattaforma

   Sono tante domande, ma le ha chieste Dagny e Dagny presumibilmente sa perché. Hai altre quattro cose in attesa. La sua email rimanda direttamente ad Almvik People, la piattaforma che invia qualsiasi comunicazione a tutta l'azienda.

6. Accesso

   Almvik People conserva un profilo per chiunque l'azienda abbia mai pagato, ed è l'unico strumento capace di raggiungerli tutti in una volta.

7. Tutti vuol dire proprio tutti

   Dagny ha detto tutti. La piattaforma divide i profili in gruppi, e sceglierli uno a uno è esattamente il genere di armeggio che trasforma un lavoro da due minuti in venti. C'è un pulsante che li prende tutti insieme.

8. Allegare il modulo

   La comunicazione ha i suoi destinatari. Le manca ancora la cosa che stai davvero chiedendo di compilare. Almvik People non invia una comunicazione senza nulla dentro, quindi il modulo va allegato prima di tutto il resto.

9. Inviato

   Resta una cosa: la nota che accompagna il modulo. Le comunicazioni interne vengono ignorate, e tu hai una scadenza al venerdì, quindi la fai suonare importante. Poi la invii e torni alla tua mattinata.

10. Squilla il telefono

    Sei a metà del pacchetto di onboarding per i nuovi assunti della settimana prossima quando squilla il telefono. È Ines Kovar, la Data Protection Officer, e non ti ha mai chiamata prima.