Oscuramento PII nei Documenti

Redact personal data from documents before disclosure.

Cos’è Oscuramento PII nei Documenti?

L'oscuramento delle PII nei documenti è il processo di rimozione permanente o occultamento delle informazioni di identificazione personale dai documenti prima che vengano condivisi, pubblicati o divulgati a parti non autorizzate. Ai sensi del GDPR, la mancata oscurazione corretta dei dati personali durante l'evasione delle richieste di accesso o la condivisione di documenti può costituire una divulgazione non autorizzata e innescare azioni di applicazione. Questo esercizio ti fornisce un set di documenti aziendali realistici contenenti dati personali che devono essere sanificati prima del rilascio. Lavorerai su contratti, registri clienti, rapporti interni e thread email, identificando ogni informazione che si qualifica come dato personale secondo la definizione ampia del GDPR. Tale definizione si estende oltre i campi ovvi come nomi e indirizzi email per includere indirizzi IP, identificativi dei cookie, dati di localizzazione e qualsiasi informazione che possa identificare una persona direttamente o indirettamente. L'esercizio ti insegna perché i metodi comuni di oscuramento falliscono. Disegnare riquadri neri sopra il testo in un PDF non sempre rimuove i dati sottostanti. Copiare e incollare documenti oscurati può rivelare informazioni nascoste. I metadati nei file Word e PDF possono contenere modifiche tracciate, nomi degli autori e cronologia delle revisioni che espongono i dati che pensavi di aver rimosso. Ti eserciterai con tecniche che funzionano davvero, incluso l'appiattimento corretto, la rimozione dei metadati e la verifica dell'output oscurato. Uno studio del 2023 ha rilevato che il 10% dei documenti giudiziari oscurati conteneva ancora dati personali recuperabili a causa di tecniche improprie, rendendo questa una competenza che vale la pena padroneggiare.

Cosa imparerai in Oscuramento PII nei Documenti

Oscuramento PII nei Documenti — Fasi della formazione

  1. Introduzione

    Oggi è necessario preparare un rapporto cliente per un revisore esterno, ma il documento contiene informazioni personali che devono essere prima redatte.

  2. La richiesta di audit

    Alice riceve un'e-mail dal responsabile del team di conformità. Un revisore esterno ha richiesto la documentazione relativa a un recente coinvolgimento del cliente e il rapporto deve essere condiviso entro la fine della giornata. L'e-mail include il report del cliente come allegato che Alice deve scaricare ed elaborare.

  3. Scaricamento del Rapporto

    Alice deve scaricare il report cliente allegato per elaborarlo. Il file verrà visualizzato nella cartella Download, pronto per essere aperto nell'applicazione Visualizzatore documenti. Michael sottolinea che le PII devono essere oscurate prima della condivisione esterna: questo è un requisito fondamentale del GDPR.

  4. Apertura del documento

    Il rapporto è ora nella cartella Download di Alice. Deve aprirlo utilizzando Document Viewer, uno strumento specializzato per visualizzare e oscurare documenti sensibili. Il Visualizzatore documenti è progettato per la gestione dei documenti conforme al GDPR: tiene traccia di tutte le oscurazioni a fini di controllo e impedisce la divulgazione accidentale delle PII.

  5. Identificazione dei dati sensibili

    Il Visualizzatore documenti si apre con il report del cliente visualizzato. Alice può vedere diverse regioni evidenziate che contengono dati personali che richiedono la oscurazione. Il documento contiene questi tipi PII: numero di previdenza sociale, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo fisico e informazioni parziali sul conto bancario.

  6. Redazione del numero di previdenza sociale

    Il primo dato sensibile è il numero di previdenza sociale di Sarah Chen. Si tratta di informazioni personali altamente sensibili che non dovrebbero mai essere condivise con terze parti a meno che non sia assolutamente necessario e legalmente giustificato. Alice deve fare clic sulla regione SSN per applicare una oscuramento, nascondendo completamente i dati. I revisori non hanno alcun legittimo bisogno di vedere queste informazioni.

  7. Redazione dell'indirizzo e-mail

    Successivamente, Alice si rivolge all'indirizzo email di Sarah Chen. Sebbene siano meno sensibili di un SSN, gli indirizzi e-mail sono comunque dati personali ai sensi del GDPR e possono essere utilizzati per contattare o identificare individui. Alice fa clic sulla regione dell'e-mail per oscurarla. Gli auditor devono verificare che i metodi di contatto siano stati documentati, ma non l'effettiva e-mail.

  8. Redazione del numero di telefono

    Il numero di telefono di Sarah appare nella sezione dei dettagli di contatto. Come gli indirizzi e-mail, i numeri di telefono sono dati personali che possono essere utilizzati per identificare e contattare direttamente le persone. Alice fa clic sulla regione del numero di telefono per oscurarla.

  9. Redazione dell'indirizzo fisico

    Il documento include l'indirizzo di casa di Sarah a fini di fatturazione. Gli indirizzi fisici sono informazioni personali significative: rivelano dove vive una persona e potrebbero essere utilizzati per contatti indesiderati o peggio. Alice fa clic sulla regione dell'indirizzo per oscurare queste informazioni sensibili sulla posizione.

  10. Redazione di dati finanziari

    Infine, Alice indirizza il numero di conto bancario parziale nella sezione dei dettagli di pagamento. Anche se vengono mostrate solo le ultime quattro cifre, queste vengono comunque considerate PII finanziarie se combinate con altre informazioni nel documento. I dati finanziari richiedono sempre un'attenta protezione: Alice fa clic sulla regione del conto bancario per completare il processo di oscuramento.