Smaltimento sicuro dei documenti

Cos’è Smaltimento sicuro dei documenti?

Una pagina riservata gettata nel cestino dell'ufficio non è stata smaltita. Rimane leggibile finché qualcuno non svuota il cestino in un cassonetto accessibile a chiunque. In questo esercizio stampi un documento HR riservato per una riunione, lo raccogli quando la riunione si sposta e lo rileggi la mattina successiva su un forum anonimo. Poi rendi conto alla sicurezza in modo onesto e fai pratica con lo smaltimento che distrugge la carta: nel distruggidocumenti, per le tue stampe e per quella lasciata nel cestino da un collega.

Cosa imparerai in Smaltimento sicuro dei documenti

• Riconoscere che un cestino per la carta straccia di un ufficio è un punto di raccolta, non un punto di controllo dello smaltimento, e che il suo contenuto raggiunge i rifiuti generici non aperti entro poche ore
• Identifica il momento in cui un documento riservato stampato diventa in eccedenza e distruggilo in quel momento, invece di conservarlo o cestinarlo
• Spiegare come una pagina scartata raggiunge il pubblico senza il coinvolgimento di hacker: contenitori svuotati, rifiuti lungo la strada e una fotocamera del telefono
• Applica la stessa regola di smaltimento a qualsiasi pagina riservata che trovi in un cestino condiviso, chiunque l'abbia stampata, e spiega il motivo al proprietario
• Fornisci alla sicurezza un resoconto semplice e datato di dove è andata a finire ogni copia cartacea quando viene indagata una fuga di notizie

Smaltimento sicuro dei documenti — Fasi della formazione

1. Il brief della consultazione

   Martedì, 13:15. Ingrid Falk, direttrice delle risorse umane, avrà la consulenza sulla ristrutturazione di Foundry Street alle 14:00. L'ufficio legale non vuole nulla sullo schermo in quella stanza, quindi ha bisogno del brief su carta.

2. Apri il brief

   Il brief vive nel People Hub, il sistema HR. L'e-mail di Ingrid si collega direttamente a quello.

3. Stampa una copia

   Documento HR-RS-0926, Rev 1. Otto nomi a pagina uno, altri tre sul retro, ciascuno con un ruolo attuale, una data di fine proposta e una stima della buonuscita. La striscia rossa in alto indica chi può leggerlo.

4. Ritiralo in tipografia

   La stampante condivisa è a pochi passi dalla tua scrivania. La pagina esce a faccia in su sull'ala di uscita e la leggi lì: Ines Marlow, Ravi Salter, Petra Vandermeer e in fondo alla lista.

5. L'incontro si sposta

   13:40. Mentre sei di nuovo alla scrivania con la copia arriva un messaggio di Ingrid.

6. Eccedenza rispetto al fabbisogno

   La copia ora non è aggiornata e ne è in arrivo una corretta. Il cestino della carta straccia si trova proprio sotto la stampante. Fai quello che fa la maggior parte del pavimento con la carta di cui non ha più bisogno. La pagina va per intero, a faccia in su, esattamente come è uscita dalla stampante.

7. Il giro serale

   Martedì, 19:00. Hai lasciato l'ufficio alle 17:30. Il piano 2 è vuoto, a parte l'addetta alle pulizie serali di Merrowgate Cleaning, l'impresa che ogni sera svuota tutti i cestini del piano. Il suo carrello si sta dirigendo verso l'angolo della stampante.

8. Nel carrello

   Svuota questo cestino come svuota tutti i cestini del piano: direttamente nel sacco del carrello, senza guardare cosa c'è dentro. La tua pagina ci finisce intera, a faccia in su, in cima. Il tuo brief sulla ristrutturazione ora viaggia con chi spinge quel carrello. Lei si gira, e il suo badge dice chi è.

9. Fino al cancello

   Porta fuori il carrello. Ogni sera tutti i sacchi del piano 2 fanno la stessa strada: fino al cassone dei rifiuti indifferenziati vicino al cancello di Foundry Street, che si trova sul lato strada e non è chiuso a chiave.

10. Una chiamata dalle Comunicazioni

    Mercoledì, 08:10. Il tuo telefono squilla prima che tu abbia aperto la posta in arrivo. Si tratta di Dana Whitlock, responsabile delle comunicazioni, e non si apre con chiacchiere.