Falle nella registrazione dei visitatori

Cos’è Falle nella registrazione dei visitatori?

Il registro visitatori è la traccia di chi era nell'edificio e di chi ha garantito per lui, e chi suona alla porta senza prenotazione è il momento in cui quella traccia si crea o sparisce in silenzio. Qui copri la reception per mezz'ora e rispondi tu al citofono. Impari a leggere il registro prima di aprire, a verificare la storia con il referente nominato e non con chi suona, a registrarlo, a stampare il badge e ad accompagnarlo.

Cosa imparerai in Falle nella registrazione dei visitatori

• Leggere il registro visitatori prima di aprire una porta, così il racconto di chi suona non è l'unica prova che hai
• Confermare un visitatore non prenotato con il referente che nomina, non con il visitatore che l'ha nominato
• Creare la registrazione prima che la porta si apra, così la traccia riporta chi ha garantito per il visitatore
• Consegnare il badge e trattare la riga Accompagnamento richiesto come un'istruzione e non come una decorazione
• Segnalare un quasi incidente perché i referenti che credono che un invito in calendario sia una prenotazione lo scoprano prima della prossima visita

Falle nella registrazione dei visitatori — Fasi della formazione

1. Al banco

   È martedì mattina nell'edificio A di Marrowfield Logistics. Alice copre la reception per mezz'ora mentre il team fa il passaggio di consegne settimanale al piano di sopra. L'avviso gira per il piano ogni volta che il banco resta scoperto.

2. Il citofono

   Alle 10:08 il citofono d'ingresso accanto al banco comincia a suonare. La telecamera della porta su strada mostra un uomo con la giacca, in piedi di fronte all'obiettivo, che aspetta. Non ha un badge, e al banco non c'è nessun altro a rispondere.

3. Rispondi

   Non si nasconde dalla telecamera e non ha fretta. Sembra uno dei tanti consulenti arrivati con cinque minuti di anticipo.

4. Un appuntamento alle dieci

   Dice il suo nome senza che glielo si chieda.

5. Il registro di oggi

   Prima che la porta si apra, sul banco c'è una cosa che vale la pena leggere: il registro che il team della reception tiene su Foyerline. Contiene tutte le persone che un referente ha prenotato per oggi.

6. Cosa rispondi?

   È educato, è in anticipo e ha un orario di appuntamento. Non è nemmeno nel registro, e chi normalmente sistemerebbe la cosa è al piano di sopra per il passaggio di consegne. La domanda non è se credergli. È se c'è qualcosa oltre a lui che dice che è atteso.

7. La nomina

   Un visitatore vero sa esattamente chi è venuto a trovare e risponde senza pensarci.

8. Chiedi a Sarah

   Un nome non è una verifica. Chiunque abbia letto il sito dell'azienda può nominare qualcuno del marketing. La verifica è chiederlo a lei.

9. Cosa le hai chiesto

   Due righe in un messaggio diretto, e insieme contengono tutta la verifica.

10. Lo sta aspettando

    Sarah risponde prima che lui abbia finito di aspettare.