Naleving van gegevensbewaring

Wat is Naleving van gegevensbewaring?

Opslagbeperking is een principe van één zin met een lange staart aan praktisch oordeel, en de meeste organisaties ontdekken dat tijdens een audit. Deze oefening plaatst een leerling in de administratie van een verzekeraar wiens driekwartsjaarlijkse beoordeling van de beschikking drie kwartalen is gedaald, met vijf gemarkeerde categorieën die wachten en voor elke categorie een ander correct resultaat. Twee jaar zijn voorbij hun menstruatie en er is niets geregistreerd dat het behoud ervan rechtvaardigt, inclusief offerteaanvragen van mensen die nooit klant zijn geworden en wier dossiers nog steeds geboortedata en gezondheidsverklaringen bevatten. Eén ervan bevindt zich binnen een wettelijke bewaartermijn en mag niet worden aangeraakt, wat het geval is waaruit blijkt dat opslagbeperking nooit voorrang heeft op een bewaarplicht. Men wordt betrapt op groepsgeschillen en heeft een bewaarplicht nodig waarin de procedure wordt vermeld, de exacte documenten waarop het betrekking heeft, en een herzieningsdatum, omdat een bewaarplicht zonder een bewaarplicht voor onbepaalde tijd onder een betere naam inhoudt. De laatste zijn vijf jaar analyses die het bedrijf echt nodig heeft, waarbij anonimisering de trend in stand houdt en de gegevens volledig buiten bereik brengt. Het onderzoek sluit af met de bevinding die de meeste verwijderingsoefeningen ongedaan maakt: het primaire systeem is opgeschoond, maar een magazijn voor live rapportage, een wekelijkse export en twaalf maanden aan back-ups bevatten nog steeds dezelfde gegevens, en slechts één van die drie is een acceptabele plek om ze te laten blijven.

Wat je leert in Naleving van gegevensbewaring

• Geef aan wat het beginsel van opslagbeperking vereist en waarom een onbepaalde toegang het ontbreken van een periode is
• Onderscheid een verdedigbare bewaargrond, statutair, beperking of een aangegeven behoefte met een nummer, van een gewoonte
• Erken dat een wettelijke bewaarplicht voorrang heeft op de opslagbeperking en ook een verwijderingsverzoek zal verijdelen
• Reik een rechtszaak aan op benoemde procedures en specifieke dossiers, met een herzieningsdatum die heroverweging afdwingt
• Pas wisuitzonderingen nauwgezet toe, op de records die daadwerkelijk nodig zijn in plaats van op de hele relatie
• Kies tussen verwijderen of anonimiseren en leg uit waarom gepseudonimiseerde gegevens nog steeds persoonsgegevens zijn
• Verspreid een verwijdering naar stroomafwaartse systemen en documenteer de back-uppositie eerlijk
• Noteer een reden voor elke uitkomst, inclusief de categorieën waarin niets is verwijderd

Naleving van gegevensbewaring — Trainingsstappen

1. Introductie

   Vandaag voert u een verwijderingsbeoordeling uit op grond van het beginsel van opslagbeperking, dat inhoudt dat persoonlijke gegevens niet langer in identificeerbare vorm mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Het principe is kort. Het toepassen ervan is niet het geval, omdat elke categorie een ander antwoord nodig heeft: verwijderen, behouden onder een wettelijke verplichting, vasthouden voor rechtszaken, of het geheel buiten de reikwijdte halen.

2. De auditbevinding

   Alice vindt een bericht van Priya Raghunathan, de functionaris voor gegevensbescherming, bovenaan haar inbox. De driemaandelijkse evaluatie van de verwijdering is met drie kwartalen gedaald, en dat heeft de interne audit opgemerkt.

3. Het registratiesysteem openen

   Priya's e-mail linkt naar het registratiesysteem, waar de verwijderingswachtrij wacht.

4. Aanmelden

   Het administratiesysteem houdt het bewaarschema, de verwijderingswachtrij en het verwijderingslogboek bij voor elke dossiercategorie bij Kerrowen Insurance.

5. Het schema lezen

   Voordat ze de wachtrij aanraakt, leest Alice het bewaarschema. Het is het document dat elke vraag in de wachtrij beslist. Eén kolom draagt ​​al het gewicht.

6. Wat rechtvaardigt het houden ervan

   Het schema bepaalt de regels. Alice controleert of ze een echte rechtvaardiging van een gewoonte kan onderscheiden voordat ze deze gaat toepassen.

7. De verwijderingswachtrij

   In de wachtrij worden de vijf gemarkeerde categorieën vermeld, elk met hun schema-invoer, hoe lang deze is vastgehouden en of er iets is dat de verwijdering blokkeert.

8. Het weggooien van de verlopen contacten

   Alice registreert de verwijdering. Het systeem vraagt ​​om bevestiging, omdat de actie onomkeerbaar is en de bevestiging ervoor zorgt dat haar naam in het logboek wordt vermeld.

9. De categorie die behouden moet blijven

   De volgende categorie lijkt op hetzelfde probleem: ontslagdossiers voor werknemers uit 2021, ver voorbij het punt waarop iedereen in het bedrijf ze gebruikt. Het is helemaal niet hetzelfde probleem.

10. Verplichting of voorkeur

    Twee van de categorieën lijken oppervlakkig gezien op elkaar: beide zijn oud, en bij beide is er iemand die ruzie maakt om ze te houden. Alice controleert of ze weet welk argument daadwerkelijk telt.