Verzamelen van werknemersgegevens

Wat is Verzamelen van werknemersgegevens?

Bij interne verzoeken gebeurt het te veel verzamelen daadwerkelijk, omdat niemand in de keten een personeelsformulier als gegevensverwerking beschouwt. Een manager vraagt om een kleine gunst, een coördinator verstuurt het, en enkele honderden collega's wordt gevraagd om belastingnummers, verjaardagen van gezinsleden en gezondheidsklachten voordat iemand heeft opgeschreven waar de gegevens voor dienen. Deze oefening speelt die ochtend volledig na: het formulier gaat naar elk profiel in het HR-platform, ook de gearchiveerde, met een begeleidende notitie die het verplicht noemt. Tegen lunchtijd heeft de Data Protection Officer ingegrepen, hebben elf mensen die het bedrijf maanden geleden verlieten gevoelige gegevens ingestuurd, heeft een opdrachtnemer een inzageverzoek op grond van artikel 15 ingediend dat niemand kan beantwoorden, en heeft de toezichthoudende autoriteit geschreven. De tweede helft doorloopt hetzelfde verzoek opnieuw, en dan goed. Eén vraag aan de manager levert het doel op dat alleen in haar hoofd bestond. Zes velden worden aan dat doel afgemeten totdat er één verplicht is, één optioneel achter een eigen uitdrukkelijke toestemming, en vier volledig verdwijnen. De concepttekst gaat vóór verzending naar de DPO in plaats van erna, en de gecorrigeerde versie wordt regel voor regel met het origineel vergeleken: vrijwilligheid in plaats van druk, een nauw doel, twee afzonderlijke rechtsgrondslagen, een bewaartermijn, genoemde ontvangers, en de rechten en contactgegevens die een inzageverzoek beantwoorden voordat iemand er een hoeft in te dienen. De mailing gaat vervolgens alleen naar de mensen op wie zij van toepassing is.

Wat je leert in Verzamelen van werknemersgegevens

• Het doel van een verzameling vaststellen en vastleggen voordat er gegevens worden opgevraagd, en ernaar vragen wanneer het doel alleen in iemands hoofd bestaat
• Dataminimalisatie toepassen op grond van artikel 5(1)(c) door elk veld te toetsen aan het vermelde doel in plaats van aan bruikbaarheid
• Onderkennen dat het als optioneel markeren van een onnodig veld niet voldoet aan minimalisatie, en het in plaats daarvan verwijderen
• Dieet-, religieuze en gezondheidsgegevens herkennen als bijzondere categorieën op grond van artikel 9 en ze verzamelen achter afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming
• Uitleggen waarom bewoordingen als «verplicht» of «urgent» toestemming ongeldig maken in een arbeidsrelatie, waar de machtsongelijkheid op zichzelf al een risico vormt
• De informatie uit artikel 13 opsommen die een informatietekst moet bevatten: doel, rechtsgrondslag, bewaartermijn, ontvangers, rechten en contactgegevens van de DPO
• Juridische Zaken en de Data Protection Officer betrekken zolang een bericht nog een concept is in plaats van nadat het is verzonden
• Een interne ontvangerslijst bewust afbakenen en onderkennen dat oud-medewerkers personeelsberichten helemaal niet horen te ontvangen

Verzamelen van werknemersgegevens — Trainingsstappen

1. Een gunst voor Dagny

   Maandag, tien over half tien. Dagny Sorheim, die People Operations leidt en sinds acht uur van vergadering naar vergadering gaat, stuurt een formulier en vraagt je het vandaag naar iedereen te sturen. Het is een klusje van twee minuten. Je werkt het liever meteen weg dan het in je inbox te laten liggen terwijl je bezig bent met wat je eigenlijk voor vandaag had gepland.

2. De bijlage

   Het formulier komt van Dagny, dus er is geen reden om eraan te twijfelen. Download het en zet het in gang.

3. Een snelle blik

   Je werpt er de blik op die je op alles werpt wat een manager doorstuurt: is het het juiste document, heeft het een titel, is er iets zichtbaar kapot.

4. Nogal veel velden

   Het is langer dan je had verwacht. Er is niets echt mis mee, het zijn gewoon veel vakjes voor iets dat als een kleine gunst werd omschreven.

5. Op naar het platform

   Het zijn veel vragen, maar Dagny heeft erom gevraagd en Dagny weet vermoedelijk waarom. Er wachten nog vier andere dingen op je. Haar e-mail linkt rechtstreeks naar Almvik People, het platform dat alles bedrijfsbreed verstuurt.

6. Inloggen

   Almvik People bewaart een profiel van iedereen die het bedrijf ooit heeft betaald, en het is het enige gereedschap dat hen allemaal tegelijk kan bereiken.

7. Iedereen betekent echt iedereen

   Dagny zei iedereen. Het platform verdeelt de profielen in groepen, en die stuk voor stuk doorlopen is precies het soort gepriegel dat van een klusje van twee minuten er twintig maakt. Er is een knop die ze allemaal in één keer selecteert.

8. Het formulier bijvoegen

   De mailing heeft haar ontvangers. Wat nog ontbreekt is het ding dat je mensen eigenlijk wilt laten invullen. Almvik People verstuurt geen mailing zonder inhoud, dus het formulier gaat er als eerste bij.

9. Verzonden

   Nog één ding: de notitie boven het formulier. Interne mailings worden genegeerd, en je hebt een deadline op vrijdag, dus je laat het belangrijk klinken. Daarna verstuur je het en ga je verder met je ochtend.

10. De telefoon gaat

    Je bent halverwege het onboardingpakket voor de nieuwe collega's van volgende week wanneer je telefoon gaat. Het is Ines Kovar, de Data Protection Officer, en ze heeft je nog nooit gebeld.