Redactie van PII-documenten

Wat is Redactie van PII-documenten?

Het delen van een document met een externe partij is een openbaarmaking, en onder de AVG heeft elk stukje persoonlijke gegevens daarin een reden nodig om daar aanwezig te zijn. Externe auditors willen aan het eind van de dag een klantbetrokkenheidsrapport. Ze hebben de bedrijfsgegevens nodig, niet de persoonlijke gegevens van het klantcontact. U opent het rapport in een documentviewer, bewerkt haar nationale ID-nummer, e-mailadres, telefoonnummer, thuisadres en bankrekeningcijfers en voert een verificatiecontrole uit voordat er iets wordt geëxporteerd.

Wat je leert in Redactie van PII-documenten

• Identificeer de persoonlijke gegevens in een bedrijfsdocument, inclusief gedeeltelijke identificatiegegevens zoals gemaskeerde rekeningnummers
• Bepaal welke persoonsgegevens een externe ontvanger daadwerkelijk nodig heeft, waarbij je dataminimalisatie toepast
• Redig nationale ID-nummers, contactgegevens, thuisadressen en financiële gegevens voordat u deze deelt
• Controleer of elke gemarkeerde regio wordt geredigeerd voordat een document wordt geëxporteerd
• Houd bij wat er is geredigeerd en waarom, ter ondersteuning van de verantwoording

Redactie van PII-documenten — Trainingsstappen

1. Introductie

   Tegenwoordig moet u een klantrapport opstellen voor een externe auditor, maar het document bevat PII die eerst moet worden geredigeerd.

2. Het auditverzoek

   Alice ontvangt een e-mail van de leider van het complianceteam. Een externe auditor heeft documentatie opgevraagd met betrekking tot een recente klantbetrokkenheid, en het rapport moet tegen het einde van de dag worden gedeeld. De e-mail bevat als bijlage het klantrapport dat Alice moet downloaden en verwerken.

3. Het rapport downloaden

   Alice moet het bijgevoegde klantrapport downloaden om het te kunnen verwerken. Het bestand verschijnt in haar map Downloads, klaar om te worden geopend in de Document Viewer-toepassing. Michael benadrukt dat PII moet worden geredigeerd voordat deze extern wordt gedeeld - dit is een kernvereiste van de AVG.

4. Het document openen

   Het rapport bevindt zich nu in de map Downloads van Alice. Ze moet het openen met de Document Viewer - een gespecialiseerd hulpmiddel voor het bekijken en redigeren van gevoelige documenten. De Document Viewer is ontworpen voor documentverwerking die voldoet aan de AVG. Het houdt alle redacties bij voor auditdoeleinden en voorkomt onbedoelde openbaarmaking van PII.

5. Gevoelige gegevens identificeren

   De Documentviewer wordt geopend en het klantrapport wordt weergegeven. Alice kan verschillende gemarkeerde regio's zien die persoonlijke gegevens bevatten die moeten worden geredigeerd. Het document bevat de volgende typen PII: nationaal identificatienummer, e-mailadres, telefoonnummer, fysiek adres en gedeeltelijke bankrekeninggegevens.

6. Redigeren van het nationale ID-nummer

   Het eerste gevoelige gegevensbestand is het nationale identificatienummer van Sarah Chen. Dit is zeer gevoelige PII die nooit met derden mag worden gedeeld, tenzij dit absoluut noodzakelijk en juridisch gerechtvaardigd is. Alice moet op de nationale ID-regio klikken om een black-outredactie toe te passen, waarbij de gegevens volledig worden verborgen. De auditors hebben geen legitieme noodzaak om deze informatie in te zien.

7. Het e-mailadres redigeren

   Vervolgens spreekt Alice het e-mailadres van Sarah Chen aan. Hoewel minder gevoelig dan een nationaal identiteitsbewijs, zijn e-mailadressen onder de AVG nog steeds persoonlijke gegevens en kunnen ze worden gebruikt om contact op te nemen met personen of deze te identificeren. Alice klikt op het e-mailgebied om het te redigeren. De auditors moeten zien dat de contactmethoden zijn gedocumenteerd, maar niet de daadwerkelijke e-mail.

8. Het telefoonnummer redigeren

   Sarah's telefoonnummer verschijnt in het gedeelte met contactgegevens. Net als e-mailadressen zijn telefoonnummers persoonlijke gegevens die kunnen worden gebruikt om personen te identificeren en rechtstreeks contact op te nemen. Alice klikt op het telefoonnummergebied om het te redigeren.

9. Het fysieke adres redigeren

   Het document bevat het thuisadres van Sarah voor factureringsdoeleinden. Fysieke adressen zijn belangrijke PII: ze onthullen waar een persoon woont en kunnen worden gebruikt voor ongewenst contact of erger. Alice klikt op het adresgebied om deze gevoelige locatiegegevens te redigeren.

10. Financiële gegevens redigeren

    Ten slotte adresseert Alice het gedeeltelijke bankrekeningnummer in het gedeelte met betalingsgegevens. Hoewel alleen de laatste vier cijfers worden weergegeven, wordt dit in combinatie met andere informatie in het document nog steeds beschouwd als financiële PII. Financiële gegevens vereisen altijd een zorgvuldige bescherming. Alice klikt op het bankrekeninggebied om het redactieproces te voltooien.