Veilige verwijdering van documenten

Wat is Veilige verwijdering van documenten?

Een vertrouwelijke pagina die in een kantoorbak is gevallen, is niet weggegooid. Het blijft leesbaar totdat iemand de bak leegmaakt in een bak waar iedereen bij kan. In deze oefening druk je een beperkt HR-document af voor een vergadering, berg je het op als de vergadering verplaatst wordt en lees je het de volgende ochtend terug op een anoniem forum. Vervolgens leg je de beveiliging eerlijk verantwoording af en oefen je met de manier waarop je papier vernietigt: de versnipperaar, voor je eigen afdrukken en voor die van een collega in de prullenbak.

Wat je leert in Veilige verwijdering van documenten

• Erken dat een prullenbak op kantoor een verzamelpunt is en geen afvoercontrole, en dat de inhoud ervan binnen enkele uren bij het niet-afgesloten algemene afval terechtkomt
• Identificeer het moment waarop een afgedrukt vertrouwelijk document overbodig wordt en versnipper het dan, in plaats van het te bewaren of weg te gooien
• Leg uit hoe een weggegooide pagina het publiek bereikt zonder dat er sprake is van hacking: geleegde bakken, containers aan de straatkant en een telefooncamera
• Pas dezelfde verwijderingsregel toe op elke vertrouwelijke pagina die u in een gedeelde prullenbak aantreft, ongeacht wie deze heeft afgedrukt, en vertel de eigenaar waarom
• Geef de beveiliging een duidelijk, gedateerd verslag van waar elke papieren kopie naartoe is gegaan wanneer een lek wordt onderzocht

Veilige verwijdering van documenten — Trainingsstappen

1. De consultatiebrief

   Dinsdag, 13:15. Ingrid Falk, de HR-directeur, heeft om 14.00 uur het herstructureringsoverleg van Foundry Street. Legal wil niets op een scherm in die kamer, dus heeft ze de opdracht op papier nodig.

2. Open de opdracht

   De korte levens in de People Hub, het HR-systeem. De e-mail van Ingrid verwijst er rechtstreeks naar.

3. Eén exemplaar afdrukken

   Document HR-RS-0926, Rev 1. Acht namen op pagina één, nog drie aan de ommezijde, elk met een huidige rol, een voorgestelde einddatum en een schatting van het ontslag. De rode streep bovenaan geeft aan wie het mag lezen.

4. Haal het op bij de drukker

   De gedeelde printer bevindt zich op een steenworp afstand van uw bureau. De pagina komt met de beeldzijde naar boven op de uitvoervleugel tevoorschijn en je leest hem daar: Ines Marlow, Ravi Salter, Petra Vandermeer, en verder in de lijst.

5. De vergadering beweegt

   13:40. Terwijl u met de kopie weer achter uw bureau zit, komt er een sms van Ingrid binnen.

6. Overschot aan vereisten

   De kopie is inmiddels verouderd en een gecorrigeerd exemplaar is onderweg. De prullenbak bevindt zich direct onder de printer. Je doet wat het grootste deel van de vloer doet met papier dat het niet langer nodig heeft. De pagina wordt in zijn geheel ingevoerd, met de bedrukte zijde naar boven, precies zoals deze uit de printer kwam.

7. De avondronde

   Dinsdag, 19:00. Je bent om half zes naar huis gegaan. Verdieping 2 is leeg, op de avondschoonmaakster van Merrowgate Cleaning na, het bedrijf dat elke avond alle prullenbakken op de verdieping leegt. Haar kar gaat richting de printerhoek.

8. In de kar

   Ze leegt deze prullenbak zoals ze elke prullenbak op de verdieping leegt: rechtstreeks in de zak op haar kar, zonder te kijken wat erin zit. Jouw pagina gaat er heel in, met de bedrukte kant naar boven, bovenop. Je herstructureringsbrief reist nu mee met wie die kar ook duwt. Ze draait zich om, en haar badge laat zien wie dat is.

9. Naar de poort

   Ze rijdt de kar naar buiten. Elke avond gaan alle zakken van verdieping 2 dezelfde kant op: naar de restafvalcontainer bij de poort aan Foundry Street, die aan de straatkant staat en niet op slot zit.

10. Een telefoontje van Communicatie

    Woensdag, 08:10. Je telefoon gaat over voordat je je inbox hebt geopend. Het is Dana Whitlock, hoofd communicatie, en zij begint niet met koetjes en kalfjes.