Onbeheerde afdrukken

Wat is Onbeheerde afdrukken?

Een document dat naar een gedeelde printer wordt verzonden, blijft in de uitvoerlade totdat iemand het ophaalt, en die iemand bent niet altijd jij. In deze oefening drukt u een vertrouwelijk loonoverzicht af, vertrekt u naar een vergadering en hoort u van een collega dat het is gelezen voordat u terugkwam. U rapporteert dit en drukt vervolgens dezelfde documentklasse opnieuw af met Beveiligd afdrukken, waarbij de taak op de server wordt vastgehouden totdat u uw pincode op het apparaat invoert.

Wat je leert in Onbeheerde afdrukken

• Realiseer u dat een gedeelde uitvoerlade een open oppervlak is waar elke passerende collega uw document kan lezen, verplaatsen of fotograferen
• Identificeer de afdruktaken die op het apparaat moeten worden vastgehouden in plaats van de standaardinstelling om rechtstreeks naar een gemeenschappelijke lade af te drukken
• Configureer Secure Print zodat een taak op de printserver blijft totdat u zich bij de printer authenticeert
• Geef een vastgehouden taak vrij met uw printpincode en verzamel elke pagina voordat u wegloopt
• Meld een blootgestelde afdruk onmiddellijk, met vermelding van het tijdstip waarop deze is afgedrukt en wie deze heeft kunnen zien

Onbeheerde afdrukken — Trainingsstappen

1. Maandag, 8:47 uur

   De driemaandelijkse bijeenkomst van de partners begint om 9.00 uur in de kamer verderop in de gang. Je zit aan je bureau in het open kantoor, met je koffie in de hand, en loopt de voorbereidingslijst door. De gedeelde multifunctionele printer staat een paar stappen verderop op het dressoir, waar iedereen op de vloer zijn opdrachten verzamelt.

2. Een printverzoek

   Een e-mail van Diane Okafor, de managing partner, belandt in uw inbox. Ze heeft de compensatieoverzicht nodig voor de vergadering van 9.00 uur.

3. Het document openen

   Je klikt op de link in Diane's e-mail. Het People-portaal wordt geopend in de Partnercompensatiebeoordeling. Het vermeldt de trekking van elke partner, de toewijzing van de bonuspool en de aanpassing voor volgend jaar op naam.

4. Het naar de printer sturen

   Alles ziet er goed uit. U klikt op Afdrukken. Het afdrukdialoogvenster bevat de gebruikelijke standaardinstellingen: de gedeelde verdiepingsprinter, één exemplaar, normale afdruk. U bevestigt het zoals u al honderd keer eerder hebt gedaan, zonder er nog een keer naar te kijken.

5. De pagina belandt in de lade

   De printer wordt wakker en het compensatieoverzicht rolt met de voorkant naar boven in de uitvoerlade, waar de hele verdieping de opdrachten verzamelt.

6. 9:00 uur Scherp

   Diane verschijnt aan je bureau. De vergadering begint en ze wil dat jij de notulen maakt. Je pakt je laptop en volgt haar door de gang. De afdruk ligt nog in de lade. Je pakt het onderweg wel, zeg je tegen jezelf.

7. Terug aan uw bureau

   De bijeenkomst duurde lang. Je gaat terug naar je bureau en vindt een bericht van Priya Raman, een analist die aan de andere kant van de vloer zit.

8. Het ophalen, te laat

   Ga snel naar de drukker. Het compensatieoverzicht ligt precies waar Priya het heeft achtergelaten, met de afbeelding naar beneden naast het dienblad. Je pakt het op, maar de belichting heeft al plaatsgevonden. Het was negentig minuten lang in de open lucht leesbaar.

9. Wat er feitelijk mis ging

   Het document zelf werd correct behandeld tot het werd afgedrukt. De mislukking zorgde ervoor dat vertrouwelijke output onbeheerd achterbleef in een ruimte die iedereen deelt.

10. IT bellen

    Dit is een gegevensblootstelling, geen verloren pagina. Collega's die partnerbetalingen nooit mogen zien, hebben het gezien. U belt IT Support om het meteen te melden, voordat iemand anders dat hoeft te doen.