Gaten bij het aanmelden van bezoekers

Wat is Gaten bij het aanmelden van bezoekers?

Een bezoekersregister legt vast wie er in het gebouw was en wie voor hen instond, en bij een niet aangemelde beller aan de deur wordt die registratie gemaakt of stilletjes niet. Je bemant een halfuur de receptie en neemt zelf de intercom op. Je oefent met het register lezen voordat de deur opengaat, het verhaal checken bij de genoemde gastheer in plaats van bij de beller, aanmelden, de badge printen en meelopen in plaats van naar de lift wijzen.

Wat je leert in Gaten bij het aanmelden van bezoekers

• Het bezoekersregister lezen voordat je een deur opent, zodat het verhaal van de beller niet het enige bewijs is dat je hebt
• Een niet aangemelde bezoeker bevestigen bij de gastheer die hij noemt, niet bij de bezoeker die de naam noemde
• De inschrijving maken voordat de deur opengaat, zodat de registratie vermeldt wie voor de bezoeker instond
• De badge uitgeven en de regel Begeleiding verplicht behandelen als een instructie en niet als decoratie
• Een bijna-incident melden zodat gastheren die denken dat een agenda-uitnodiging een aanmelding is, dat voor het volgende bezoek te horen krijgen

Gaten bij het aanmelden van bezoekers — Trainingsstappen

1. De balie bemannen

   Het is dinsdagochtend in gebouw A van Marrowfield Logistics. Alice neemt een halfuur de receptie over terwijl het receptieteam boven de wekelijkse overdracht doet. Het bericht gaat elke keer over de verdieping als de balie onbemand is.

2. De zoemer

   Om 10:08 begint de intercom naast de balie te zoemen. De camera bij de straatdeur toont een man in een jasje, recht voor de lens, die staat te wachten. Hij draagt geen badge, en er is verder niemand aan de balie om op te nemen.

3. Opendoen

   Hij verstopt zich niet voor de camera en hij heeft geen haast. Hij ziet eruit als elke consultant die ooit vijf minuten te vroeg kwam.

4. Een afspraak om tien uur

   Hij noemt zijn naam zonder dat erom wordt gevraagd.

5. Het register van vandaag

   Voordat de deur opengaat, ligt er één ding op de balie dat het lezen waard is: het register dat het receptieteam in Foyerline bijhoudt. Daarin staat iedereen die een gastheer voor vandaag heeft aangemeld.

6. Wat zeg je?

   Hij is beleefd, hij is vroeg en hij heeft een tijd voor zijn afspraak. Hij staat ook niet in het register, en degene die dit normaal zou regelen, zit boven in een overdracht. De vraag is niet of je hem gelooft. De vraag is of iets anders dan hijzelf zegt dat hij wordt verwacht.

7. Hij noemt haar

   Een echte bezoeker weet precies voor wie hij komt en antwoordt zonder erover na te denken.

8. Vraag het Sarah

   Een naam is geen controle. Iedereen die de website van het bedrijf heeft gelezen, kan iemand van Marketing noemen. De controle is het haar vragen.

9. Wat je haar hebt gevraagd

   Twee regels in een direct bericht, en samen bevatten ze de hele controle.

10. Ze verwacht hem

    Sarah antwoordt voordat hij klaar is met wachten.