Строки зберігання даних

Що таке Строки зберігання даних?

Принцип обмеження зберігання вміщається в одне речення, але застосовувати його доводиться, зважуючи багато чинників. Квартальний перегляд на знищення відкладено на три квартали, і п'ять позначених категорій чекають, причому для кожної відповідь інша. Дві прострочено на роки, і нічого, що виправдовувало б затримку, немає. Одна перебуває в межах установленого законом строку зберігання, і чіпати її не можна. Одна під режимом збереження, для якого потрібні назване провадження, точні записи й дата перегляду. Остання — аналітика, потрібна бізнесу, де анонімізація виводить дані за межі дії регламенту. А потім ви виявляєте експорти, сховища й резервні копії, які очищення оминуло.

Що ви дізнаєтесь у Строки зберігання даних

• Поясніть, чого вимагає принцип обмеження зберігання і чому безстроковий запис — це відсутність строку
• Відрізняйте обґрунтовану підставу зберігання — закон, строк позовної давності або заявлену потребу із зазначеним строком — від звички
• Розпізнавайте, що юридичний обов'язок зберігати переважає обмеження зберігання й не дає задовольнити запит на видалення
• Визначайте обсяг режиму збереження за названим провадженням і конкретними записами та ставте дату перегляду, яка змушує повернутися до питання
• Застосовуйте винятки з видалення вузько — до записів, які справді потрібні, а не до всіх відносин з особою
• Вибирайте між видаленням і анонімізацією та пояснюйте, чому псевдонімізовані дані досі є персональними
• Поширюйте видалення на живі похідні системи та чесно документуйте стан резервних копій
• Записуйте причину кожного результату, зокрема для категорій, де нічого не видалено

Строки зберігання даних — Кроки навчання

1. Вступ

   Сьогодні ви проведете перегляд на знищення за принципом обмеження зберігання: персональні дані слід зберігати у формі, що дає змогу ідентифікувати особу, не довше, ніж потрібно для мети, з якою їх зібрано. Принцип короткий. Застосувати його непросто, бо кожна категорія потребує іншої відповіді: видалити, зберегти через юридичний обов'язок, запровадити режим збереження на час судового розгляду або взагалі вивести з-під дії принципу.

2. Зауваження аудиту

   Угорі папки «Вхідні» Аліса бачить лист від Прії Рагунатан, відповідальної особи з питань захисту персональних даних (DPO). Квартальний перегляд на знищення не проводили вже три квартали, і внутрішній аудит це помітив.

3. Відкриття системи обліку записів

   У листі Прії є посилання на систему обліку записів, де на Алісу чекає черга на знищення.

4. Вхід

   У системі обліку записів зберігаються перелік строків зберігання, черга на знищення та журнал знищення для кожної категорії записів у Kerrowen Insurance.

5. Читання переліку строків

   Перш ніж братися до черги, Аліса читає перелік строків зберігання. Саме цей документ вирішує всі питання, які ставить черга. Усю вагу несе один стовпець.

6. Що виправдовує зберігання

7. Черга на знищення

   У черзі п'ять позначених категорій; для кожної вказано запис у переліку, як довго її зберігають і чи щось блокує знищення.

8. Знищення неактивних контактів

   Аліса записує знищення. Система просить підтвердження, бо дія незворотна, а саме підтвердження залишає в журналі поруч із цією дією ім'я Аліси.

9. Категорія, яку треба зберегти

   Наступна категорія схожа на ту саму проблему: справи звільнених працівників за 2021 рік, якими вже давно ніхто в компанії не користується. Але це зовсім не та сама проблема. Дві категорії на перший погляд схожі: обидві старі, і в обох є хтось, хто вимагає їх зберегти. Аліса перевіряє, чи вміє розрізнити, який аргумент справді важить.

10. Обов'язок чи вподобання