Відповідність вимогам збереження даних

Що таке Відповідність вимогам збереження даних?

Обмеження зберігання — це принцип, який складається з одного речення та має довгий хвіст практичних суджень, і більшість організацій виявляють це під час аудиту. Ця вправа поміщає учня в реєстрацію страхової компанії, чий квартальний аналіз ліквідації пройшов три чверті, з п’ятьма позначеними категоріями, що очікують, і різними правильними результатами для кожної. Два роки минуло, і нічого не було записано, щоб виправдати їх збереження, включаючи запити про ціни від людей, які ніколи не стали клієнтами та чиї файли все ще містять дати народження та декларації про стан здоров’я. Один з них знаходиться в межах встановленого законом терміну зберігання, і його не можна торкатися. Це означає, що обмеження зберігання ніколи не переважають над обов’язком зберігати. Один потрапив у груповий судовий процес, і йому потрібне утримання, у якому названо провадження, точні записи, які охоплюються, і дата перегляду, оскільки утримання без такого — це безстрокове утримання під кращою назвою. Останнє — це п’ять років аналітики, яка справді потрібна бізнесу, де анонімність зберігає тенденцію та повністю виводить записи за рамки. Огляд завершується висновком, який скасовує більшість вправ з утилізації: первинну систему очищають, але сховище оперативних звітів, щотижневий експорт і дванадцять місяців резервного копіювання все ще зберігають ті самі записи, і лише один із цих трьох є прийнятним місцем для їх збереження.

Що ви дізнаєтесь у Відповідність вимогам збереження даних

• Вкажіть, що вимагає принцип обмеження зберігання та чому безстроковий запис є відсутністю періоду
• Відрізнити обґрунтовану підставу для утримання, закон, обмеження чи заявлену потребу з числом від звички
• Визнайте, що юридичне зобов’язання щодо збереження має перевагу над обмеженням зберігання, а також відхилить запит на видалення
• Розповсюджувати судовий процес на зазначені провадження та конкретні записи з датою перегляду, яка вимагає повторного розгляду
• Застосовуйте винятки зі стирання вузько, до записів, які дійсно потрібні, а не до всього зв’язку
• Виберіть між видаленням і анонімізацією та поясніть, чому дані під псевдонімом все ще є особистими даними
• Поширте видалення на живі нижчі системи та чесно задокументуйте резервну позицію
• Запишіть причину для кожного результату, включно з категоріями, з яких нічого не було видалено

Відповідність вимогам збереження даних — Кроки навчання

1. вступ

   Сьогодні ви проведете перевірку утилізації відповідно до принципу обмеження зберігання, згідно з яким особисті дані повинні зберігатися в ідентифікованій формі не довше, ніж це необхідно для мети, для якої вони були зібрані. Принцип короткий. Застосовувати це не так, тому що кожна категорія потребує іншої відповіді: видалити, зберегти згідно з юридичним зобов’язанням, затримати для судового розгляду або взагалі вилучити зі сфери застосування.

2. Висновок аудиту

   Аліса знаходить повідомлення від Прії Рагхунатан, спеціаліста із захисту даних, у верхній частині своєї скриньки. Щоквартальний огляд утилізації скоротився на три квартали, і внутрішній аудит помітив це.

3. Відкриття системи записів

   Електронний лист Прії містить посилання на систему записів, де очікує черга на утилізацію.

4. Вхід

   Система записів містить графік зберігання, чергу на утилізацію та журнал утилізації для кожної категорії записів у Kerrowen Insurance.

5. Читання розкладу

   Перш ніж торкнутися черги, Аліса читає графік зберігання. Це документ, який вирішує кожне питання, яке задає черга. Одна колона несе всю вагу.

6. Що виправдовує його збереження

   Розклад встановлює правила. Аліса перевіряє, чи може вона відрізнити справжнє виправдання від звички, перш ніж почати її застосовувати.

7. Черга на утилізацію

   У черзі перелічено п’ять позначених категорій, кожна з яких містить свій запис розкладу, тривалість утримання та чи блокує щось видалення.

8. Утилізація витрачених контактів

   Аліса записує утилізацію. Система запитує підтвердження, оскільки дія незворотна, а підтвердження – це те, що ставить її ім’я проти нього в журналі.

9. Категорія, яку потрібно зберегти

   Наступна категорія виглядає такою самою проблемою: файли про звільнення працівників з 2021 року, далеко поза межами, коли їх використовує будь-хто в бізнесі. Це зовсім не та сама проблема.

10. Зобов'язання або перевага

    Дві категорії зовні виглядають схожими: обидві старі, і в обох хтось сперечається їх зберегти. Аліса перевіряє, чи може вона визначити, який аргумент насправді має значення.