Збирання даних про працівників

Що таке Збирання даних про працівників?

Надмірне збирання даних починається всередині компанії, бо ніхто не сприймає форму для працівників як обробку даних. Невелика послуга керівникові — і сотні колег отримують прохання назвати податкові номери, дати народження членів родини та проблеми зі здоров'ям, перш ніж хтось записав мету, а лист доходить і до архівних профілів. До кінця дня втручається відповідальна особа з питань захисту персональних даних, колишні працівники надсилають чутливі дані, а наглядовий орган пише лист. Потім ви правильно повторюєте запит: визначаєте мету, перевіряєте за нею шість полів, розділяєте правові підстави й розсилаєте лише тим, кого це стосується.

Що ви дізнаєтесь у Збирання даних про працівників

• Визначайте й фіксуйте мету збирання до того, як просити будь-які дані, і запитуйте, якщо мета існує лише в чиїйсь голові
• Застосовуйте мінімізацію даних за статтею 5(1)(c), перевіряючи кожне поле за заявленою метою, а не за корисністю
• Пам'ятайте, що позначення зайвого поля необов'язковим не відповідає вимозі мінімізації, і прибирайте таке поле
• Визначайте відомості про харчування, релігію та здоров'я як спеціальні категорії персональних даних за статтею 9 і збирайте їх за окремою явною згодою
• Пояснюйте, чому формулювання на кшталт «обов'язково» чи «терміново» робить згоду недійсною в трудових відносинах, де нерівність між працівником і роботодавцем і без того є ризиком
• Перелічуйте відомості за статтею 13, які має містити повідомлення про збирання: мету, правову підставу, строк зберігання, одержувачів, права та контакти DPO
• Залучайте юридичний відділ і DPO, поки текст ще є чернеткою, а не після його надсилання
• Свідомо визначайте внутрішнє коло одержувачів і пам'ятайте, що колишні працівники взагалі не повинні отримувати внутрішні розсилки

Збирання даних про працівників — Кроки навчання

1. Послуга для Дагні

   Понеділок, 09:20. Дагні Сорхейм, яка очолює відділ кадрів і з восьмої ранку сидить на нарадах одна за одною, надсилає вам форму й просить сьогодні розіслати її всім. Це робота на дві хвилини. Ви радше зробите її зараз, ніж триматимете лист у вхідних, поки займаєтеся тим, що справді запланували на день.

2. Вкладення

   Форма від Дагні, тож підстав сумніватися в ній немає. Завантажте її та беріться до справи.

3. Побіжний погляд

   Ви кидаєте на неї побіжний погляд, як на все, що пересилає керівник: чи це той документ, чи є в нього заголовок, чи немає чогось очевидно зламаного.

4. Забагато полів

   Вона довша, ніж ви очікували. Нічого явно поганого в ній немає, просто забагато полів для того, що подали як невелику послугу.

5. До платформи

   Запитань багато, але форму надіслала Дагні, а вона, мабуть, знає, навіщо. У вас є ще чотири справи в черзі. У її листі є пряме посилання на Almvik People — платформу, яка розсилає все, що йде на всю компанію.

6. Вхід

   В Almvik People є профіль кожного, кому компанія будь-коли платила, і це єдиний інструмент, що може охопити їх усіх одразу.

7. Усі — значить усі

   Дагні сказала: всім. Платформа ділить профілі на групи, а вибирати їх по одній — саме та метушня, через яку робота на дві хвилини розтягується на двадцять. Але є кнопка, що вибирає всі групи одразу.

8. Прикріплення форми

   У розсилки є адресати. Їй ще бракує того, що ви, власне, просите їх заповнити. Almvik People не надішле порожню розсилку, тож форму додають насамперед.

9. Надіслано

   Лишилося одне: записка над формою. Внутрішні розсилки зазвичай ігнорують, а вам треба вкластися в п'ятничний термін, тож ви пишете так, щоб це звучало важливо. Потім надсилаєте розсилку й повертаєтеся до ранкових справ.

10. Дзвонить телефон

    Ви саме готуєте пакет документів для нових працівників, які починають наступного тижня, і зробили вже половину, коли дзвонить телефон. Це Інес Ковар, відповідальна особа з питань захисту персональних даних, і досі вона вам не телефонувала.