Редагування PII у документах

Що таке Редагування PII у документах?

Надання доступу до документа стороннім особам є розголошенням, і відповідно до GDPR кожна частина особистих даних у ньому повинна бути там. Зовнішні аудитори хочуть звіт про залучення клієнтів до кінця дня. Їм потрібні бізнес-метрики, а не особисті дані клієнта. Ви відкриваєте звіт у засобі перегляду документів, редагуєте її національний ідентифікаційний номер, електронну адресу, номер телефону, домашню адресу та цифри банківського рахунку та виконуєте перевірку перед тим, як щось буде експортовано.

Що ви дізнаєтесь у Редагування PII у документах

• Ідентифікуйте особисті дані в діловому документі, включно з частковими ідентифікаторами, такими як замасковані номери рахунків
• Вирішіть, які особисті дані насправді потрібні зовнішньому одержувачу, застосовуючи мінімізацію даних
• Видаліть національні ідентифікаційні номери, контактні дані, домашні адреси та фінансові дані, перш ніж надавати доступ
• Переконайтеся, що кожна позначена область відредагована перед експортом документа
• Зберігайте записи про те, що було відредаговано та чому, щоб підтримувати відповідальність

Редагування PII у документах — Кроки навчання

1. вступ

   Сьогодні вам потрібно підготувати звіт клієнта для зовнішнього аудитора, але документ містить ідентифікаційну інформацію, яку потрібно спочатку відредагувати.

2. Запит на аудит

   Аліса отримує електронний лист від керівника групи відповідності. Зовнішній аудитор запросив документацію, пов’язану з нещодавнім залученням клієнта, і звіт потрібно надати до кінця дня. Електронний лист містить звіт клієнта як вкладений файл, який Алісі потрібно завантажити та обробити.

3. Завантаження звіту

   Алісі потрібно завантажити вкладений звіт клієнта, щоб обробити його. Файл з’явиться в її папці «Завантаження», готовий до відкриття в програмі «Перегляд документів». Майкл підкреслює, що ідентифікаційна інформація повинна бути відредагована перед зовнішнім доступом - це основна вимога GDPR.

4. Відкриття документа

   Зараз звіт знаходиться в папці «Завантаження» Аліси. Їй потрібно відкрити його за допомогою засобу перегляду документів – спеціалізованого інструменту для перегляду та редагування конфіденційних документів. Засіб перегляду документів розроблено для обробки документів відповідно до GDPR – він відстежує всі редагування з метою перевірки та запобігає випадковому розкриттю ідентифікаційної інформації.

5. Виявлення конфіденційних даних

   Відкриється засіб перегляду документів зі звітом клієнта. Аліса може бачити кілька виділених областей, які містять особисті дані, які потребують редагування. Документ містить такі типи ідентифікаційної інформації: національний ідентифікаційний номер, адресу електронної пошти, номер телефону, фізичну адресу та часткову інформацію про банківський рахунок.

6. Редагування національного ідентифікаційного номера

   Перша конфіденційна інформація — це національний ідентифікаційний номер Сари Чен. Це дуже конфіденційна ідентифікаційна інформація, яку ніколи не можна передавати третім особам, якщо це не є абсолютно необхідним і юридично обґрунтованим. Алісі потрібно клацнути область національного ідентифікатора, щоб застосувати редагування затемнення - повністю приховати дані. Аудитори не мають законної потреби бачити цю інформацію.

7. Редагування електронної адреси

   Далі Аліса звертається до електронної адреси Сари Чен. Хоча адреси електронної пошти є менш конфіденційними, ніж національний ідентифікатор, вони все ще є персональними даними відповідно до GDPR і можуть використовуватися для зв’язку з особами або їх ідентифікації. Аліса натискає область електронної пошти, щоб відредагувати її. Аудитори повинні переконатися, що методи зв’язку були задокументовані, але не фактична електронна адреса.

8. Редагування номера телефону

   Номер телефону Сари вказано в розділі контактної інформації. Як і адреси електронної пошти, номери телефонів є особистими даними, які можна використовувати для ідентифікації та безпосереднього зв’язку з особами. Аліса клацає область номера телефону, щоб відредагувати його.

9. Редагування фізичної адреси

   Документ містить домашню адресу Сари для цілей виставлення рахунків. Фізичні адреси є важливою ідентифікаційною інформацією: вони показують, де живе людина, і можуть бути використані для небажаного контакту або ще гірше. Аліса натискає область адреси, щоб редагувати цю конфіденційну інформацію про місцезнаходження.

10. Редагування фінансових даних

    Нарешті, Аліса звертається до часткового номера банківського рахунку в розділі платіжної інформації. Незважаючи на те, що показано лише чотири останні цифри, це все одно вважається фінансовою ідентифікаційною інформацією в поєднанні з іншою інформацією в документі. Фінансові дані завжди вимагають ретельного захисту – Аліса натискає область банківського рахунку, щоб завершити процес редагування.