Приховування персональних даних у документах

Що таке Приховування персональних даних у документах?

Передати документ стороннім — це розкрити дані, а за GDPR кожен фрагмент персональних даних у ньому має мати підставу там бути. Зовнішні аудитори чекають звіт про співпрацю з клієнтом до кінця дня. Їм потрібні бізнес-показники, а не персональні дані контактної особи клієнта. Ви відкриваєте звіт у програмі «Перегляд документів», приховуєте її національний ідентифікаційний номер, електронну адресу, номер телефону, домашню адресу та цифри банківського рахунку й запускаєте перевірку, перш ніж щось експортувати.

Що ви дізнаєтесь у Приховування персональних даних у документах

• Розпізнавайте персональні дані в робочому документі, зокрема часткові ідентифікатори, як-от маскований номер рахунку
• Визначайте, які персональні дані справді потрібні зовнішньому одержувачеві, за принципом мінімізації даних
• Приховуйте національні ідентифікаційні номери, контактні дані, домашні адреси та фінансові дані перед передачею
• Перевіряйте, що кожну позначену ділянку приховано, перш ніж експортувати документ
• Ведіть облік того, що приховано і чому, для підзвітності

Приховування персональних даних у документах — Кроки навчання

1. Вступ

   Сьогодні вам треба підготувати звіт про клієнта для зовнішнього аудитора, але в документі є персональні дані (PII), які спершу потрібно приховати.

2. Запит на аудит

   Аліса отримує лист від керівника команди з комплаєнсу. Зовнішній аудитор запросив документи про нещодавню співпрацю з клієнтом, і звіт треба передати до кінця дня. До листа додано звіт про клієнта, який Аліса має завантажити й опрацювати.

3. Завантаження звіту

   Аліса має завантажити вкладений звіт про клієнта, щоб опрацювати його. Файл з'явиться в її папці «Завантаження» і буде готовий до відкриття в програмі «Перегляд документів». Майкл наголошує, що перед передачею зовнішнім сторонам PII треба приховати: це ключова вимога GDPR.

4. Відкриття документа

   Звіт тепер у папці «Завантаження» Аліси. Відкрити його треба в програмі «Перегляд документів» — спеціалізованому інструменті для перегляду документів і приховування в них чутливих даних. «Перегляд документів» створено для роботи з документами за вимогами GDPR: він записує всі приховування для аудиту й не дає випадково розкрити PII.

5. Виявлення чутливих даних

   «Перегляд документів» відкриває звіт про клієнта. Аліса бачить кілька виділених ділянок із персональними даними, які треба приховати. У документі є такі типи PII: національний ідентифікаційний номер, електронна адреса, номер телефону, фізична адреса та частковий номер банківського рахунку.

6. Приховування національного ідентифікаційного номера

   Перше з чутливих даних — національний ідентифікаційний номер Сари Чен. Це надзвичайно чутливі PII: їх не можна передавати третім сторонам, хіба що це справді необхідно й юридично обґрунтовано. Аліса має натиснути ділянку з національним ідентифікаційним номером, щоб накрити її чорним блоком і повністю приховати дані. В аудиторів немає законної потреби бачити цю інформацію.

7. Приховування електронної адреси

   Далі Аліса береться за електронну адресу Сари Чен. Хоч вона менш чутлива, ніж національний ідентифікаційний номер, електронні адреси теж є персональними даними за GDPR: за ними можна зв'язатися з людиною або ідентифікувати її. Аліса натискає ділянку з електронною адресою, щоб приховати її. Аудиторам досить бачити, що способи зв'язку в документі є, а сама адреса їм не потрібна.

8. Приховування номера телефону

   Номер телефону Сари наведено в розділі з контактними даними. Як і електронні адреси, номери телефонів — це персональні дані, за якими можна ідентифікувати людину й зв'язатися з нею напряму. Аліса натискає ділянку з номером телефону, щоб приховати його.

9. Приховування фізичної адреси

   У документі вказано домашню адресу Сари для виставлення рахунків. Фізичні адреси — це серйозні PII: вони показують, де живе людина, і їх можуть використати для небажаного контакту або навіть для гіршого. Аліса натискає ділянку з адресою, щоб приховати ці відомості про місцезнаходження.

10. Приховування фінансових даних

    Нарешті Аліса береться за частковий номер банківського рахунку в розділі з платіжними даними. Хоч показано лише останні чотири цифри, у поєднанні з іншою інформацією в документі це все одно фінансові PII. Фінансові дані завжди потребують ретельного захисту, тож Аліса натискає ділянку з банківським рахунком, щоб завершити приховування.