Безпечна утилізація документів

Що таке Безпечна утилізація документів?

Конфіденційна сторінка, опущена в офісну корзину, не була утилізована. Він залишається читабельним, доки хтось не спорожнить кошик у відсік, до якого будь-хто зможе дістатися. У цій вправі ви друкуєте обмежений HR-документ для наради, збираєте його в кошик, коли зустріч переміщується, і читаєте його наступного ранку на анонімному форумі. Потім ви надаєте безпеку чесний звіт і практикуєте утилізацію, яка знищує папір: шредер для ваших власних роздруків і для того, який колега залишив у смітнику.

Що ви дізнаєтесь у Безпечна утилізація документів

• Зрозумійте, що офісний контейнер для макулатури є місцем зберігання, а не контролем утилізації, і що його вміст потрапляє до розблокованого загального сміття протягом годин
• Визначте момент, коли друкований конфіденційний документ стає зайвим, і тоді подрібніть його, а не зберігайте чи збирайте в контейнер
• Поясніть, як викинута сторінка потрапляє до загального користування без залучення хакерів: спустошені контейнери, пропуски на вулиці та камера телефону
• Застосуйте таке ж правило утилізації до будь-якої конфіденційної сторінки, яку ви знайдете в спільному кошику, незалежно від того, хто її надрукував, і скажіть власнику, чому
• Надайте системі безпеки простий, датований звіт про те, куди поділися всі паперові копії під час розслідування витоку

Безпечна утилізація документів — Кроки навчання

1. Коротка консультація

   Вівторок, 13:15. Інгрід Фальк, директор з персоналу, проведе консультацію щодо реструктуризації Foundry Street о 14:00. Юридична служба не хоче нічого бачити на екрані в цій кімнаті, тому їй потрібен запис на папері.

2. Відкрийте бриф

   Бриф живе в People Hub, системі HR. Електронна пошта Інгрід містить пряме посилання на нього.

3. Роздрукуйте одну копію

   Документ HR-RS-0926, Rev 1. Вісім імен на першій сторінці, ще три на звороті, кожне з поточною роллю, запропонованою датою завершення та оцінкою звільнення. Червона смуга вгорі вказує, хто може це читати.

4. Зберіть у друкарні

   Спільний принтер знаходиться за кілька кроків від вашого столу. Сторінка виходить лицьовою стороною догори на вихідному крилі, і ви читаєте її там: Інес Марлоу, Раві Солтер, Петра Вандермеер і далі за списком.

5. Зустріч рухається

   13:40. Поки ви повертаєтеся до свого столу з копією, надходить повідомлення від Інгрід.

6. Надлишок вимог

   Зараз копія застаріла, виправлена вже в дорозі. Контейнер для паперу знаходиться прямо під принтером. Ви робите те, що більшість підлоги робить з папером, який йому більше не потрібен. Сторінка йде цілком, лицьовою стороною догори, точно так, як вона вийшла з принтера.

7. Дзвінок із зв'язку

   Середа, 08:10. Ваш телефон дзвонить ще до того, як ви відкриєте папку 'Вхідні'. Це Дана Вітлок, керівник відділу комунікацій, і вона не починає балачки.

8. Безпеці потрібен ваш обліковий запис

   Через дві хвилини приходить електронний лист, згаданий Даною, від Каллума Рейда з відділу безпеки.

9. Подивіться самі

   Ви б краще не дивилися. Ви подивіться.

10. Прочитайте тему

    Анонімна дошка, ланцюжок розпочато о 06:12, чотири відповіді та двісті переглядів, перш ніж більшість заводу запрацює. На фотографії зображений аркуш паперу, що лежить на скіпі.