Безпечна утилізація документів

Що таке Безпечна утилізація документів?

Конфіденційна сторінка, опущена в офісну корзину, не була утилізована. Він залишається читабельним, доки хтось не спорожнить кошик у відсік, до якого будь-хто зможе дістатися. У цій вправі ви друкуєте обмежений HR-документ для наради, збираєте його в кошик, коли зустріч переміщується, і читаєте його наступного ранку на анонімному форумі. Потім ви надаєте безпеку чесний звіт і практикуєте утилізацію, яка знищує папір: шредер для ваших власних роздруків і для того, який колега залишив у смітнику.

Що ви дізнаєтесь у Безпечна утилізація документів

• Зрозумійте, що офісний контейнер для макулатури є місцем зберігання, а не контролем утилізації, і що його вміст потрапляє до розблокованого загального сміття протягом годин
• Визначте момент, коли друкований конфіденційний документ стає зайвим, і тоді подрібніть його, а не зберігайте чи збирайте в контейнер
• Поясніть, як викинута сторінка потрапляє до загального користування без залучення хакерів: спустошені контейнери, пропуски на вулиці та камера телефону
• Застосуйте таке ж правило утилізації до будь-якої конфіденційної сторінки, яку ви знайдете в спільному кошику, незалежно від того, хто її надрукував, і скажіть власнику, чому
• Надайте системі безпеки простий, датований звіт про те, куди поділися всі паперові копії під час розслідування витоку

Безпечна утилізація документів — Кроки навчання

1. Коротка консультація

   Вівторок, 13:15. Інгрід Фальк, директор з персоналу, проведе консультацію щодо реструктуризації Foundry Street о 14:00. Юридична служба не хоче нічого бачити на екрані в цій кімнаті, тому їй потрібен запис на папері.

2. Відкрийте бриф

   Бриф живе в People Hub, системі HR. Електронна пошта Інгрід містить пряме посилання на нього.

3. Роздрукуйте одну копію

   Документ HR-RS-0926, Rev 1. Вісім імен на першій сторінці, ще три на звороті, кожне з поточною роллю, запропонованою датою завершення та оцінкою звільнення. Червона смуга вгорі вказує, хто може це читати.

4. Зберіть у друкарні

   Спільний принтер знаходиться за кілька кроків від вашого столу. Сторінка виходить лицьовою стороною догори на вихідному крилі, і ви читаєте її там: Інес Марлоу, Раві Солтер, Петра Вандермеер і далі за списком.

5. Зустріч рухається

   13:40. Поки ви повертаєтеся до свого столу з копією, надходить повідомлення від Інгрід.

6. Надлишок вимог

   Зараз копія застаріла, виправлена вже в дорозі. Контейнер для паперу знаходиться прямо під принтером. Ви робите те, що більшість підлоги робить з папером, який йому більше не потрібен. Сторінка йде цілком, лицьовою стороною догори, точно так, як вона вийшла з принтера.

7. Вечірній обхід

   Вівторок, 19:00. Ви пішли додому о пів на шосту. На 2-му поверсі порожньо, крім вечірньої прибиральниці з Merrowgate Cleaning, підрядника, що щовечора спорожнює всі кошики на поверсі. Її візок прямує до куточка з принтером.

8. У візок

   Вона спорожнює цей кошик так само, як і всі кошики на поверсі: просто в мішок на візку, не дивлячись, що всередині. Ваша сторінка потрапляє туди цілою, лицьовим боком догори, зверху. Тепер ваша довідка про реструктуризацію їде разом із тим, хто штовхає цей візок. Вона обертається, і її бейдж показує, хто це.

9. До воріт

   Вона вивозить візок. Щовечора всі мішки з 2-го поверху мандрують тим самим шляхом: до контейнера для змішаних відходів біля воріт на Foundry Street, який стоїть з боку вулиці й не замикається.

10. Дзвінок із зв'язку

    Середа, 08:10. Ваш телефон дзвонить ще до того, як ви відкриєте папку 'Вхідні'. Це Дана Вітлок, керівник відділу комунікацій, і вона не починає балачки.